Не кожному власнику транспортного засобу необхідно заповнювати дорожні листи. Або тому, хто відповідає за керування ним. Коли потрібно заповнювати дорожній лист на легковий автомобіль і як це зробити, ви можете дізнатися у матеріалах цієї статті.

Ведення бухгалтерії юридичними особамипередбачає обов'язкове заповнення дорожніх листів. Цей документ цікавий і для представників податкових служб.

Дорожній лист – це різновид первинної документації, що дозволяє не лише врахувати витрати у зв'язку з придбанням бензину, а й віднімати їх із загальної податкової бази.

Головна функція таких листів – можливість зменшити податок, що сплачується до бюджету.

У деяких ситуаціях заповнення документа стає обов'язковим.

Що таке бланк цього документа?

Дорожній лист – документ, що підтверджує законність та наявність права на керування транспортом.

Бланк видається юридичними особами, які володіють автомобілем. Документ містить інформацію про час у дорозі, пробіг, витрату бензину та інші характеристики авто.

Чи завжди потрібно складати дорожні листи на автомобілі?

Перерахуємо водіїв, звільнених від таких обов'язків:

• Якщо юридична особа є власником ТЗ.
• При застосуванні ТЗ з оформленою власністю на фізособу. І при використанні авто в особистих цілях передачі на основі довіреності.

Коли виникає потреба заповнити дорожній лист?

Якщо документ не оформлено, працювати забороняють:

• Вантажні автомобілі.
• Легкові автомобілі.
• Тролейбуси.
• Трамваїв.
• Автобуси.

І іншим різновидам транспорту, в якому перевозяться пасажири із багажем. Багажем називають речі, що належать пасажирам, які в установленому порядку приймаються до перевезень.

Вантаж – назва матеріальних об'єктів, котрим організовують перевезення. Зрештою, пасажири – групи фізичних осіб, Що укладають відповідний контракт.

Або особи, котрим укладають договори фрахтування транспортних засобів.

Терміни видачі дорожніх листів легкового автомобіля

Занадто багато часу та сил може піти на щоденне заповнення дороговказів. Особливо, в маленьких підприємствах без диспетчера, що окремо працює.

Тому багато водіїв запитують, чи можна оформляти документи одразу на кілька днів?

Текст законодавства вказує на можливість оформлення не тільки кожного дня, а й за терміном не більше, ніж на 30 днів.

Порядок заповнення дорожнього листа на легковий автомобіль за формою 3

Лицьова сторона

Інформації треба вносити не так багато, як здається, на перший погляд:

• Штамп компанії завжди проставляють у верхній частині. Дата та номер документа ставляться трохи нижче. За потреби позначають і серію.
• Наступна графа необхідна назви компанії. Там пишуть адресу з телефоном. І код реєстрації підприємства у відповідних органах.
• Потім диспетчер заповнює інформацію щодо транспортного засобу, що включає інвентарний гаражний ідентифікатор, державний номерта марку.
• Далі йде рядок з ПІБ водіїв, реквізитами посвідчення водія, табельним номером.
• Є й наступний розділ. Але його заповнюють лише організації із вузькою спеціалізацією. Наприклад, служби таксі. Їм необхідно вписати номери ліцензійної картки.
• Після наповнення диспетчера визначають індивідуальні завдання для водіїв. Документ візується, передається особисто водієві.

Механіки також візують документи, вказуючи на них свої персональні дані. Водій також повинен розписатися, коли отримує машину у своє розпорядження.

Щоразу співробітник зазначає, скільки саме палива придбав на заправці. І яку саме марку використав. Обов'язковим є вказівка ​​фактичної дати, часу повернення в гараж.

Відмітки про простої та запізнення робляться у разі потреби.

Зворотний бік документа

Ця сторона потрібна водіям. Тут вони наголошують на індивідуальному прогресі у виконанні своїх службових завдань. Обов'язково писати про місця виїзду та призначення.

Період часу, пройдений кілометраж розшифровуються повністю.

Право на підпис є у третіх осіб, за їх безпосередньої участі у виконанні завдань.

Нижня частина документа потрібна для відображення годин за день у кількості, кілометражу на підставі даних спідометра.

Зарплата працівнику визначається виходячи з цих даних, залежно від прийнятої для підприємства системи. Після остаточної фіксації відомостей дорожній лист передається співробітникам бухгалтерії.

Особливі правила щодо заповнення листів на лінії

Існує певна послідовність дій для тих, хто заповнює документ на лінії:

• Точний час обов'язково проставляється у годинах та хвилинах. І тому є окрема графа «Час прибуття». Але відображається лише той момент, коли водій сам показує дорожній лист клієнтам чи замовникам.
• Є графа "Замовник". Тут клієнти залишають свої підписи. Для підтвердження того, що всі реквізити в документі є коректними, відповідають дійсності.
• Ще заповнюють графу 21, яка зветься «Під час прибуття». "По вибуття" - відповідно, графа 22. Замовники ставлять тут всі параметри, списуючи їх зі спідометра.
• « Особливі відмітки» – рядок для зауважень клієнтів, якщо це необхідно.

Якщо машина повертається до гаража

Робота зазвичай завершується поверненням авто на територію гаражів. Документ заповнюється у послідовності, чітко описаної у законодавчих нормативах.

Її необхідно суворо дотримуватись.

• «Робота водія та автомобіля» – розділ, що заповнюється механіком.Зокрема використовується графа 2. Важлива вимога – точність опису часу повернення до гаража. Місяць, рік, години, хвилини – у графі повинні бути абсолютно всі дані.
• "Покази спідометра"– графа 4, яка також заповнюється механіком. Графа 10 – ось де відображається точний «Залишок при поверненні». Графа відноситься до розділу з "Рухом пального".

Наприкінці механік розписується, підтверджуючи точність та достовірність наданої інформації.

• Технік з ПММ підключається до роботи також на даному етапі. Водій передає йому талончик. Після цього заповнюють графу «Здано» з номером 11. І теж ставиться підпис.
• Підпис у рядку "Здав" ставить сам водій.Це потрібно для підтвердження справного стану машини у момент, коли вона здається механіку. Механік на підтвердження цього факту розписується у графі «Прийняв».
• Менеджер приймає папери на останньому етапі. І також ставлять свій підпис. Проводять реєстрацію документа у спеціальному журналі.

Під час доставки товарів на підприємство необхідно підписувати спеціальний папір. Про те, як скласти , ви можете дізнатися у статті за посиланням.

Висновок

У разі неправильного заповнення дорожніх листів на організацію накладають штрафи. І порушнику не відшкодовують податкові втрати, що виникли у зв'язку із роботою транспортного засобу.

Юридичні особи сплачують штраф у розмірі 10 відсотків від загальної суми здійснених операцій.

Здійснення будь-яких операцій має підкріплюватись відповідними первинними документами. У кожного є юридична сила.

Знайти зразки документа з порожніми рядками для заповнення легко на спеціалізованих сайтах.

Форму 3 уніфіковано. Це означає, що вона підходить для будь-яких підприємств незалежно від сфери діяльності.

Можна бути впевненими, що заповнення такого документа відповідає всім вимогам законодавства. Головне – пам'ятати про граничний термін, який заповнюється лист. Цей термін дорівнює місяцю.

Як заповнювати дорожній лист легкового автомобіляза формою 3 в 1С – дивіться у цьому відео:

Відповідно до п. 2 ст. 6 Статуту автомобільного транспорту та міського наземного електричного транспортувід 08.11.2007 № 259-ФЗ здійснення перевезень громадян, багажу, вантажів за допомогою міського транспорту, зокрема на автобусах чи трамваях, легкових та вантажних машинах, без оформлення такого документа, як дорожній лист, не допускається. Ця норма закону стосується діяльності суб'єктів, які надають послуги у вигляді різних типів транспорту, використовуваного у межах російської транспортної системи(п. 1 ст. 1 закону №259).

Якщо фірма не надає послуг в області транспортних перевезень, але використовує у роботі автомашини, то відповідні аркуші можуть розглядатися як первинний документ, з допомогою якого бухгалтерія може підтверджувати і списувати витрати на ПММ, враховуючи їх зменшення бази оподаткування по прибутку (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Якщо працівник компанії їздить за службовою необхідністю на особистій машині та отримує грошову компенсацію за паливо, то він також зобов'язаний заповнювати у необхідній кількості подорожні листи, інакше роботодавцю доведеться нараховувати на відповідну компенсацію ПДФО (лист Мінфіну РФ від 27.06.2013 № 03-04-05) /24421).

Докладніше про нюанси компенсації витрат співробітнику за використання особистої машини читайте у статті «Відшкодування працівникові витрат на бензин для особистого авто, що використовується у службових цілях, може зменшувати ваш прибуток» .

Який потрібно використати бланк дорожнього листа легкового автомобіля у 2018-2019 роках

Можливе застосування дорожнього листа на основі форми 3, яка була введена в обіг постановою Держкомстату РФ від 28.11.1997 № 78. Однак вона, як і інші уніфіковані форми, не є обов'язковою для застосування. Тобто у 2018-2019 роках можна для оформлення дорожніх листів легкових автомобілів використовувати як самостійно розроблений бланк, так і введений в обіг Держкомстатом.

Про те, яким документом можна затвердити вибрану форму бланка, читайте .

Зміст форми дорожнього листа легкового автомобіля, затвердженої Держкомстатом, загалом відповідає переліку обов'язкових реквізитів цього документа, наведеному у наказі Мінтрансу від 18.09.2008 № 152, незважаючи на те, що цей наказ з 15.12.2017 діє в оновленій редакції ( 07.11.2017 (476). Склад обов'язкових реквізитів оновлено таким чином:

• обов'язкова вказівка реєстраційного номераорганізації чи ІП;
• скасовано вимогу про проставлення печатки або штампу власника транспорту в заголовній частині;
• додано обов'язок вказувати дату та час проведення перевірки технічного стану транспорту перед виїздом у рейс із посвідченням цього запису підписом перевіряючого (з його розшифровкою).

Питання оформлення дорожнього листа з урахуванням останніх змін м ти обговорюємо в нашій групі в ВК". Приєднуйтесь!

Щоб врахувати у бланку Держкомстату зміни щодо реквізитів, внесені наказом № 476, потрібно:

• внести номер ОДРН у поле «Організація»;
• не ставити штамп (друк) у відведеному для цього місці бланку;
• використовувати спочатку передбачене у бланку місце для вказівки дати та часу проведення перевірки стану транспорту.

Тобто змін уніфікованої форми бланку нововведення не вимагатимуть. Тому бланк дорожнього листа легкового автомобіля, складений уніфікованою формою 3, можна продовжувати використовувати.

Що змінилося у дорожньому листі з 01.03.2019, дізнайтесь .

Які основні бухгалтерські процедури, які проводяться на підставі форми 3

У бухгалтерському обліку на підставі дорожнього листа легкового автомобіля форми 3 здійснюється списання витрачених ПММ на витрати. Робиться це шляхом віднесення відповідних сум із субрахунку 10.3 рахунка 10 на рахунок 20 (якщо перевезення є основним видом діяльності) або 23 (якщо перевезення є діяльність допоміжного характеру). Для списання ПММ за автомобілями, які використовуються для потреб адміністрації, може задіятися рахунок 26, а в торгових організаціях, які здійснюють доставку товарів покупцю з включенням її вартості у вартість проданого товару, — рахунок 44.

Списання ПММ у витрати здійснюється наступним проведенням: Дп 20 (23, 26, 44) Кт 10.3. При цьому в регістрах бухобліку фіксується сума, що відображає фактичний обсяг витрачених ПММ, врахований у дорожньому листі.

Про інші нюанси бухобліку дорожніх листів читайте у статті «Який термін зберігання у дорожніх листів (нюанси)?» .

Де можна ознайомитись із зразком заповнення дорожнього листа легкового автомобіля 2018-2019 років

Познайомитись із зразком заповнення дорожнього листа легкового автомобіля 2018-2019 років можна на нашому сайті. Зразок дорожнього листа легкового автомобіля 2018-2019 років створено на бланку уніфікованої форми 3.

Як виглядає зразок дорожнього листа легкового автомобіля на місяць

На місяць дорожній лист міг оформлятися до 01.03.2019. Загалом дорожній лист легкового автомобіля форми 3 на місяць заповнювався так само, як і звичайний, але в ньому, як правило, виникала необхідність вказати конкретний день виїзду машини на завдання та повернення до гаража.

З 01.03.2019 можливість складати дорожній лист на місяць наказом Мінтрансу «Про затвердження обов'язкових реквізитів та порядку заповнення дорожніх листів» від 18.09.2008 № 152 не передбачено. Він складається суворо зміну чи рейс.

Підсумки

Дорожній лист легкового автомобіля - первинний документ, на підставі якого бухгалтерія списує використаний ПММ. Компанії та ІП мають право використовувати бланки, розроблені власними силамиз огляду на вимоги ст. 9 закону «Про бухоблік» від 06.12.2011 № 402-ФЗ, а також наказ Мінтрансу «Про затвердження обов'язкових реквізитів та порядку заповнення дорожніх листів» від 18.09.2008 № 152.

Останні вимоги Мінтрансу до реквізитів дорожнього листа див.

• «Розширено перелік обов'язкових реквізитів дорожнього листа» ;
• «З 15.12.2017 дорожній лист оформляємо за новою формою» .

Дорожні листи: бланки у 2018-2019 роках

Для обліку та контролю роботи транспортного засобу та водія в організації, як правило, використовується спеціальний первинний документ – дорожній лист. Про бланки дорожніх листів, що застосовуються на практиці, і йтиметься.

Форми дорожніх листів

Організація може використовувати самостійно розроблені бланки дорожніх листів або бланки, затверджені Держкомстатом або галузевими відомствами та доопрацьовані з урахуванням чинних вимог законодавства. У будь-якому випадку, застосовувані форми дорожніх листів організації необхідно закріпити у своїй .

При цьому важливо, щоб у дорожніх листах на легкові, вантажні автомобілі, автобуси, тролейбуси та трамваї були присутні обов'язкові реквізити, передбачені п. 3 Наказу Мінтрансу від 18.09.2008 № 152 (Лист Мінфіну від 25.08.3003 2/161):

• найменування та номер дорожнього листа;
• відомості про термін дії дорожнього листа;
• відомості про власника (власника) транспортного засобу;
• відомості про транспортний засіб;
• відомості про водія.

При складанні колійних листів у 2018-2019 роках необхідно враховувати зміни, внесені до Порядку заповнення колійних листів (Наказ Мінтрансу від 18.09.2008 р. № 152) Наказами Мінтрансу від 18.01.2017 р. № 17 , від 07.1.

Так, на колійному аркуші не обов'язково має бути друк (штамп) організації чи ІП. Водночас на ньому має стояти відмітка про проведення передрейсового контролю технічного стану транспортного засобу (п. 16.1 Наказу Мінтрансу від 18.09.2008 № 152). Для цього в бланку листа необхідно наводити таку інформацію:

• дату та час проведення передрейсового контролю технічного стану;
• підпис, П.І.Б. контролера.

Обов'язок вносити до дорожнього листа відомості про передрейсовий контроль технічного стану транспортного засобу поширюється не тільки на організації та ІП, які надають послуги автомобільним транспортом, але й на тих, хто експлуатує транспорт виключно у своїх виробничих цілях (Лист Мінтрансу від 28.09.2018 № 03-01/21740-ІС, п.3 Постанови Пленуму ЗС від 26.06.2018 № 26).

Дорожні листи: бланки (завантажити)

До спеціальним автомобілямвідносяться автомобілі, призначені для виконання спеціальних функцій та обладнані спеціальним обладнаннямдля виконання зазначених функцій (наприклад, пожежні автомобілі, автокрани, автобетонозмішувачі, автомобілі з компресорними установкамиі т.д.).

Тому, якщо вам потрібен, наприклад, дорожній лист автокрана (бланк), завантажити безкоштовно його можна за наведеним вище посиланням.

Враховуючи, що зазначені уніфіковані форми не містять усі обов'язкові реквізити дорожніх листів, зокрема відомості про передрейсовий контроль технічного стану транспортного засобу, про передрейсовий (а в необхідних випадках та післярейсовий) медичний огляд водія, їх необхідно доопрацювати.

Реєстр дорожніх листів: бланк в Excel

Необхідно мати на увазі, організації та ІП, які надають транспортні послуги, повинні реєструвати свої дорожні листи в журналі реєстрації дорожніх листів (п. 1 ст. 1, п. 1 ст. 6 Федерального закону від 08.11.2007 № 259-ФЗ, п. 17 Наказу Мінтрансу від 18.09.2008 № 152). Цей журнал обліку руху дорожніх листів іноді також називають реєстром дорожніх листів.

Реєстр дорожніх листів: бланк ()

На роботу вантажного транспортукожна компанія повинна оформляти дорожні листи, незалежно чи він її власністю, чи вона його орендує. Путівка є найважливішим документом щодо обліку витрат на паливо, зарплату, а також входить до складу обов'язкових під час перевірки автомобіля бланків, які запитують автоінспектори.

Обов'язкова форма дорожнього листа не передбачена законодавством. Компанія має право самостійно розробляти бланк, з власних потреб.

Однак існує два його види: типова міжгалузева форма 4 с , які підприємство може використовувати при оформленні первинних документівроботи транспорту.

Вони відрізняються способом обчислення оплати послуг перевезення. Шляховий лист вантажного автомобіляформа 4-с використовується коли розрахунку застосовуються відрядні показники, другий бланк - при погодинній системі оплати.

Шляховий лист вантажного автомобіля виписується відповідальними особами компанії на один день або зміну. У ньому обов'язково проставляють свої позначки механік, інспектор із передрейсового медогляду, диспетчер, заправник, водій машини.

Дорожній лист вантажного автомобіля зразок заповнення

Розберемо з прикладу як заповнити дорожній лист.

Лицьова сторона

Компанія ставить на ньому свій фірмовий штамп. Документ повинен мати номер, що визначається під час реєстрації його у спеціальному журналі, а також дату його заповнення.

При необхідності заповнюються код з режимом роботи, колони та бригади. Далі вказуються марка та тип вантажного автомобіля, його державний номер, гаражний ідентифікатор.

Нижче записуються П.І.Б. водія, його табельний номер та реквізити прав на керування транспортним засобом.

Якщо використовується при перевезенні причіп, на нього також у відповідних графах заповнюється аналогічна інформація, як і на машину.

У першій таблиці праворуч записуються дані роботи шофера і транспорту. Тут проставляються планові та фактичні дата та час виїзду та заїзду, показники спідометра. У наступних графах вказується вид і код палива, кількість пального заправленого, а також на початок і кінець дня. У цій же таблиці потрібно відображати інформацію про умови роботи машини (коефіцієнти), що використовується спецобладнанні. Ці дані візуються всіма відповідальними особами.

Далі диспетчер заповнює інформацію про завдання, яке водій має виконати. До нього включається вказівка ​​найменування компанії, у розпорядженні якої перебуватиме автомобіль, адреси та час подачі, вид вантажу, що перевозиться, кількість їздок, кілометраж, тоннаж. Після цього відповідальна особа розрахунковим шляхом визначає кількість необхідного палива та записує у відповідний рядок, підтверджуючи дані своїм підписом.

Перед виїздом на лінію медик повинен оглянути шофера та поставити на путівки допуск у вигляді штампу.

Механік при виїзді та поверненні перевіряє технічний станмашини. Передача автомобіля від нього до водія та назад здійснюється передатними підписами.

У розділ «Особливі позначки»заноситься інформація про ДТП, про проведення інструктажу інспектором з БДД, ремонт тощо.

Зворотній бік

На зворотному боці водій чи представник організації-замовника робить записи про хід виконання завдання: о котрій і куди прибула машина, кількість та номери супровідних документів. Усі ці дані бажано завірити печатками та підписами відповідальних осіб контрагентів. Таблиця візується диспетчером та шофером.

Нижче відзначаються простої, що мають місце. Записуються дані про причину, вид, тривалість його, а також ставляться підписи відповідальних осіб.

У нижній таблиці диспетчер заносить результати витрати палива, розраховані при застосуванні норм і за фактом використання пального. Далі проставляється час роботи машини із розшифровкою за видами періодів. У наступних стовпцях вказується кількість їздок та заїздів у гараж. Визначається кілометраж, пройдений машиною, якщо був причіп, то його. Тут розписується загальний пробіг і з вантажем.

Заносяться дані щодо кількості вантажу, перевезеного машиною та причепами, та визначається показник тонна*км, на основі якого виставляються рахунки замовникам. Цей розділ візується таксувальником.

Нижче довідково записуються дані щодо кодів марок автомобіля, причепів та заповнюється показник дні роботи автомобіля.

Нюанси

Насамперед відповідальність за правильність оформлення дорожнього листа покладається на директора фірми, потім на посадові особи- механіка, диспетчера та самого водія.

Бланк дорожнього листа легкового автомобіля (форма 3)

Бланк дорожнього листа легкового автомобіля (форма 3)

Джерело/офіційний документ:Затверджено постановою Держкомстату Росії від 28.11.97 №78

Назва документу:Типова форма №3 (ЗКУД 0345001)
Формат:.doc
Розмір: 94 кб

На сьогоднішній день нечасто побачиш підприємство чи компанію, яка б не користувалася автомобілем для службових цілей. Потреба почала збільшуватися після того, як почали підвищуватися витрати організацій. За різних поїздок робочого характеру необхідно мати бланк дорожнього листа легкового автомобіля.

Що це за документ

Шляховий лист – головний документ для створення первинного обліку, який контролює спільно з ТТН при транспортуванні продукції критерії роботи автомобіля та водія. Крім цього, папір дозволяє правильно нарахувати з/п водію, а також забезпечення підсумкового рахунку за транспортування вантажу. Його виписує диспетчер у єдиному екземплярі разів за зміну. Форма бланка дорожнього листа легкового автомобіля виглядає так:

Законодавство Російської Федераціїухвалило, що потрібно використовувати дорожній лист форма 3. Ця постанова була створена 28.11.97 №78. Проте, якщо компанії незручно користуватися ним, вони можуть розробити власний варіант. Документ містить інформацію наступного характеру:

• дата отримання та номер;
• особиста інформація про водія;
• контактні дані;
• характеристика автомобіля;
• що перекладається та коротка ідентифікація товару.

При складанні самостійного бланка необхідно знати таку форму заповнення:

• друк компанії, на яку оформлений автомобіль, не треба ставити;
• мають бути проставлені число та час техогляду;
• в обов'язковому порядку треба вказати число та час виїзду автомобіля у рейс;
• із собою водій повинен мати медичну картку про його здоров'я.

Завантажити безкоштовно бланк дорожнього листа легкового автомобіля можна на нашому сайті.

Застосування дорожнього листа

Дорожній лист необхідний обов'язково при далеких поїздках. Його використовувати треба у таких випадках:

• під час перевезення людей у ​​різні країни;
• при перевезенні товарної продукції та важких вантажів.

Користь цього листа в тому, що при пред'явленні цього документа до бухгалтерії вони віднімають витрати на бензин і ПММ. Тому водій може працювати на своєму транспортному засобі, при цьому компенсуватимуться всі грошові витрати за паливо.

Решта

Коли водій повертається назад із поїздки, у документі він має розписатись під колонкою «Автомобіль здав». Після цього транспортний засібта папір віддається механіку. Той, у свою чергу, знімає всі показники спідометра, а також перевіряє залишок бензину в баку. Після ретельної перевірки всіх заповнених даних він ставить підпис. Далі бланк віддається диспетчеру, який засвідчується підписом та зазначенням часу та числа прибуття.