Облік витрат на пально-мастильні матеріали для підприємства: особливості бухгалтерського обліку. Розшифровка абревіатури «ПММ Що входить в гсм розшифровка

Витрати на пально-мастильні матеріали та їх визнання у податковому обліку – болюче питання для бухгалтерів більшості організацій.

Облік витрат на паливно-мастильні матеріали

Витрати на пально-мастильні матеріали та їх визнання у податковому обліку – болюче питання для бухгалтерів більшості організацій. У яких розмірах та на якій підставі можна зменшити базу з податку на прибуток за цими витратами, розповідає Л.П. Фомічова, консультант з податків та зборів. У частині автоматизації підготовлений матеріал А.Л. Білялової (Компанія Інфотек Груп)

паливо (бензин, дизельне паливо, скраплений нафтовий газ, стислий природний газ);
мастильні матеріали (моторні, трансмісійні та спеціальні олії, пластичні мастила);
спеціальні рідини (гальмові та охолодні).

Організація, що має у власності, оренді або безоплатному користуванні автомобілі та використовує їх у своїй діяльності для отримання доходів, може віднести на собівартість витрати на ПММ. Але не все так просто, як здається.

Чи потрібні норми

В даний час бухгалтерські нормативні документи не встановлюють граничних норм для віднесення на собівартість витрат, пов'язаних із використанням ПММ під час експлуатації автомобілів. Єдиною умовою списання ПММ на собівартість є наявність документів, що підтверджують факт їх використання у процесі виробництва.

При розрахунку оподатковуваного прибутку необхідно керуватися главою 25 НК РФ. Витрати на утримання службового транспорту, до яких належать і витрати на придбання ПММ, відносяться до інших витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією (подп. 11 п. 1 ст. 264 та підп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ). НК РФ не обмежує витрати на утримання службового транспорту будь-якими нормами, тому для цілей оподаткування передбачається списання витрат на паливо та мастильні матеріали за фактичними витратами. Однак вони мають бути документально підтверджені та економічно обґрунтовані (п. 1 ст. 252 НК РФ).

На думку Мінфіну Росії, викладеному у листі від 15.03.2005 № 03-03-02-04/1/67, витрати на придбання ПММ у межах норм, визначених у технічній документації до транспортного засобу, можуть бути визнані з метою оподаткування за дотримання вимог , встановлених вищезгаданим пунктом 1 статті 252 НК РФ. УМНС Росії по м. Москві в листі від 23.09.2002 № 26-12/44873 висловлювало аналогічну думку.

Вимога обґрунтованості зобов'язує організацію розробити та затвердити власні норми витрати палива, мастильних матеріалів та спеціальних рідин для свого транспорту, який використовується для виробничої діяльності з урахуванням його технологічних особливостей. Такі норми організація розробляє контролю над витратою ПММ на експлуатацію, технічне обслуговування та ремонт автомобільної техніки.

Організація може при їх розробці виходити з технічних характеристик конкретного автомобіля, пори року, сформованої статистики, актів контрольних вимірів витрати палива та мастильних матеріалів на кілометри пробігу, складених представниками організацій або фахівцями автосервісу за її дорученням, та ін. Можна враховувати при їх розробці простої пробках, сезонні коливання споживання палива та інші коригувальні коефіцієнти. Норми розробляються, зазвичай, технічними службами самої організації. Порядок розрахунку норм витрати ПММ є елементом облікової політики організації.

Вони затверджуються наказом керівника організації. Із наказом слід ознайомити всіх водіїв автотранспорту. Відсутність в організації затверджених норм може призвести до зловживань з боку водіїв, а отже, до невиправданих додаткових витрат.

Власне, ці норми і використовуються як економічно обґрунтовані для цілей бухгалтерського обліку для списання ПММ та для цілей оподаткування при обчисленні податку на прибуток.

При розробці цих норм організація може використовувати Норми витрати пального та мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджені Мінтрансом Росії від 29.04.2003 (керівний документ № Р3112194-0366-03 погоджений з керівником Департаменту матеріально-технічного та соціального забезпечення МНС Росії та застосовується з 1 липня 2003). У документі наведено значення базових норм витрати палива для автомобільного рухомого складу, норм витрати палива на роботу спеціального обладнання, встановленого на автомобілях, та методика їх застосування, а також нормативи щодо витрати мастил.

Норми витрати палива встановлюються для кожної марки та модифікації автомобілів, що експлуатуються, і відповідають певним умовам роботи автомобільного транспорту. Витрата палива на гаражні та інші господарські потреби (технічні огляди, регулювальні роботи, приробіток деталей двигунів та автомобілів після ремонту тощо) до складу норм не включається та встановлюється окремо.

Особливості експлуатації автомобілів, пов'язані з дорожньо-транспортними, кліматичними та іншими факторами, враховуються шляхом застосування до базових норм поправочних коефіцієнтів. Ці коефіцієнти встановлено як відсотків підвищення чи зниження вихідного значення норми. При необхідності застосування одночасно кількох надбавок норма витрати палива встановлюється з урахуванням суми чи різниці цих надбавок.

Керівним документом також встановлені норми витрати мастильних матеріалів на 100 літрів загальної витрати палива, розрахованого за нормами даного автомобіля. Норми витрати масел встановлені у літрах на 100 літрів витрати пального, норми витрати мастил - відповідно у кілограмах на 100 літрів витрати палива. Тут також є поправочні коефіцієнти в залежності від умов експлуатації машини. Витрата гальмівних та охолоджуючих рідин визначається у кількостях заправок на один автомобільний транспорт.

Чи слід застосовувати норми, встановлені Мінтрансом Росії як єдино можливі? Ні. Мінтранс Росії відповідно до статті 4 НК РФ немає права розробляти будь-які нормативи з метою оподаткування. Норми, затверджені Мінтрансом Росії, є наказом і проходили реєстрацію в Мін'юсті Росії як нормативного правового акта, обов'язкового до застосування організаціями по всій території РФ. Враховуючи всі ці обставини, можна сказати, що, незважаючи на назву "Керівний документ", а також на те, що він узгоджений з МНС Росії, базові норми витрати палива та мастильних матеріалів на автомобільному транспорті мають лише рекомендаційний характер.

Але ймовірність того, що податкові органи все ж таки орієнтуватимуться при перевірках на ці нормативи, погоджені з їх відомством, досить висока. Адже якщо витрати організації на придбання ПММ значно перевищують встановлені Мінтрансом Росії норми, їхня економічна обґрунтованість може викликати у податкових органів сумніви. І це логічно: норми Мінтрансу Росії добре продумані та цілком розумні. І хоча вони розроблялися не для податкового обліку, можуть бути використані в суді і, здається, будуть переконливим аргументом для суддів.

Тому організації треба бути готовим обґрунтувати причини відхилень застосовуваних нею норм для списання ПММ на витрати від затверджених Мінтрансом Росії.

Облік витрат на паливно-мастильні матеріали (частина 2): дорожні листи

У колійному листі проставляються показання спідометра та показники витрати ПММ, вказується точний маршрут прямування, що підтверджує виробничий характер транспортних витрат.

Первинні документи можна прийняти до обліку, якщо вони складені за уніфікованою формою (п. 2 ст. 9 Федерального закону від 21.11.1996 № 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік").

Постановою Держкомстату Росії від 28.11.1997 № 78 затверджено такі форми первинної документації для обліку роботи автотранспорту:

журнал обліку дорожніх листів (форма №8);
дорожній лист легкового автомобіля (форма №3);
дорожній лист спеціального автомобіля (форма № 3 (спец.));
дорожній лист легкового таксі (форма № 4);
дорожній лист вантажного автомобіля (форма № 4-с, форма № 4-п);
дорожній лист автобуса (форма № 6);
дорожній лист автобуса незагального користування (форма № 6 (спец.));
товарно-транспортна накладна (форма №1-Т).

Оскільки більшість організацій експлуатує службові легкові машини чи вантажні автомобілі, вони використовують форми дорожніх листів цих машин.

Дорожній лист вантажного автомобіля (форми № 4-с або № 4-п) є основним первинним документом для розрахунків за перевезення вантажів, списання ПММ на витрати за звичайними видами діяльності, нарахування заробітної плати водію, а також підтверджує виробничий характер вироблених витрат. При перевезенні товарних вантажів дорожні листи форм № 4-с та № 4-п видаються водієві разом із товарно-транспортною накладною.

Форма № 4-с (відрядна) застосовується за умови оплати роботи автомобіля за відрядними розцінками.

Форма № 4-п (почасова) застосовується за умови оплати роботи автомобіля за погодинним тарифом та розрахована на одночасне виконання перевезень вантажів до двох замовників протягом одного робочого дня (зміни) водія.

Відривні талони дорожнього листа форм № 4-с та № 4-п заповнюються замовником і є підставою для пред'явлення організацією-власником автотранспорту рахунку замовнику. До рахунку додається відповідний відривний талон.

У дорожньому листі, що залишається в організації – власнику автотранспорту, повторюються ідентичні записи про час роботи автомобіля у замовника. Якщо вантажі перевозяться автомобілем, що працює на погодинній оплаті, то в дорожній лист вписуються номери товарно-транспортних накладних і додається один екземпляр цих накладних. Дорожні листи зберігаються в бухгалтерії спільно з товарно-транспортними документами для одночасної їх перевірки.

Шляховий лист службового легкового автомобіля (форма № 3) є основним первинним документом для списання ПММ на витрати, пов'язані з управлінням організацією.

Журнал обліку руху дорожніх листів (форма № 8) застосовується організацією для реєстрації виданих дорожніх аркушів водію та зданих після обробки дорожніх листів до бухгалтерії.

Всі дорожні листи виписують в одному екземплярі та зберігають п'ять років.

Дорожній лист виписує водієві диспетчер або інший уповноважений випускати його в рейс працівник. Але у невеликих організаціях це може бути сам водій чи інший працівник, який призначається наказом керівника організації.

У колійному аркуші обов'язково мають бути проставлені порядковий номер, дата видачі, штамп та печатка організації, якій належить автомобіль.

Дорожній лист дійсний тільки на один день або зміну. На триваліший термін він видається лише у разі відрядження, коли водій виконує завдання протягом більш однієї доби (зміни).

Маршрут перевезень або службового доручення записується по всіх пунктах руху автомобіля в самому колії.

Відповідальність за правильне оформлення дорожнього листа несуть керівники організації та особи, які відповідають за експлуатацію автомобілів та беруть участь у заповненні документа. Це ще раз наголошено у вже згаданому листі Федеральної служби державної статистики (Росстату) від 03.02.2005 № ІУ-09-22/257 «Про дорожні листи». У ньому також сказано, що в уніфікованих формах мають бути заповнені всі реквізити. Працівники, які заповнили і підписали документи, несуть відповідальність за достовірність даних, що містяться в них.

Якщо дорожній лист заповнюється з порушеннями, це дає органам, що перевіряють, підставу виключити витрати на паливо зі складу витрат.

Бухгалтера, що враховує ПММ, має особливо цікавити права лицьова частина дорожнього листа. Розглянемо її з прикладу дорожнього листа легкового автомобіля (форма № 3).

Показання спідометра на початок дня роботи (графа поруч із підписом, що дозволяє виїзд) повинні збігатися зі свідченнями спідометра на кінець попереднього дня роботи автомобіля (графа – при поверненні до гаража). А різниця між показаннями спідометра за поточний день роботи має відповідати загальній кількості пройдених за день кілометрів, що вказана на зворотному боці.

Заповнення розділу "Рух пального" проводиться у повному обсязі за всіма реквізитами, виходячи з фактичних витрат та показників приладів.

Залишок пального в баку фіксується в аркуші початку і кінець зміни. Розрахунок витрати вказується за нормами, затвердженими у створенні цієї машини. Порівняно з цією нормою вказується фактична витрата, економія чи перевитрата щодо норми.

Щоб визначити нормативну витрату пального за зміну, потрібно помножити пробіг автомобіля за робочий день у кілометрах на норму витрати бензину в літрах на 100 км пробігу, а результат розділити на 100.

Для визначення фактичної витрати пального за зміну до його залишку в баку автомобіля на початок зміни слід додати кількість пального, заправленого в бак автомобіля протягом зміни, і від цієї суми відняти залишок бензину в баку автомобіля на кінець зміни.

На зворотному боці листа вказуються пункт призначення, час виїзду та повернення автомобіля, а також кількість пройдених кілометрів. Ці показники найважливіші, вони є підставою включення вартості витраченого палива у витрати і підтверджують, з якими операціями було пов'язано використання машини (отримання цінностей у постачальників, доставка їх до покупців та інших.).

Нижня частина оборотної сторони дорожнього листа є важливою для розрахунка заробітної плати водіїв.

Наприкінці розділу кілька слів у тому, чи мають заповнюватися дорожні листи лише водіїв.

Іноді такий висновок роблять із тексту постанови Держкомстату Росії від 28.11.1997 № 78 (далі – Постанова № 78) та самих форм листів. І роблять наступний висновок – якщо прямо штатним розкладом не передбачено посади водія, то й обов'язок організації оформляти відповідний документ відсутній. На думку автора це не так, водій – це функція, а не лише посада. Важливо, що експлуатується службова машина організації, а хто керує нею – справа організації. Наприклад, службову машину може керувати директор, менеджер, і витрати на неї також будуть враховуватися тільки на підставі дорожнього листа. Крім того, за відсутності цього документа в дорозі у працівника, який фактично виконує функції водія, може виникати проблема з працівниками автоінспекції.

Формально дорожні листи виписують організації. Так сказано у Постанові № 78. Підприємці за формальними ознаками заповнювати дорожній лист не повинні, оскільки згідно зі статтею 11 НК РФ є фізичними особами. Але вони використовують транспорт у виробничих цілях. І МНС Росії у листі від 27.10.2004 № 04-3-01/ [email protected]звернуло увагу на те, що дорожні листи повинні використовуватися ними.

Облік витрат на паливно-мастильні матеріали (частина 3): бухгалтерський облік

Витрати на придбання ПММ пов'язані з обслуговуванням перевізного процесу та відносяться до витрат за звичайними видами діяльності за елементом "Матеріальні витрати" (п. 7, 8 ПБО 10/99 "Витрати організації"). До витрат включається сума всіх фактичних витрат організації (п. 6 ПБО 10/99)

Бухгалтерія організації веде кількісно-сумовий облік ПММ та спеціальних рідин. Заправка автотранспорту проводиться на автозаправних станціях за готівку або в безготівковому порядку за талонами або спеціальними картками.

Не торкаючись специфіки формування первісної вартості ПММ та обліку ПДВ, скажімо, що бухгалтер на підставі первинних документів (авансових звітів, накладних та ін) приходить ПММ за марками, кількістю та вартістю. ПММ враховуються на рахунку 10 «Матеріали» субрахунок 3 «Паливо». Це передбачено Планом рахунків (утв. наказом Мінфіну Росії від 31.10.2000 № 94н).

"ПММ на складах (бензин, дизельне паливо, газ, олія та ін.)";
"Оплачені талони на бензин (дизельне паливо, олія)";
"Бензин, дизельне паливо в баках автомобілів та талони у водіїв" та ін.

Оскільки різновидів ПММ багато, то для їх обліку відкривають субрахунки другого, третього та четвертого порядків, наприклад:

рахунок 10 субрахунок "Паливо", субрахунок "ПММ на складах", субрахунок "Бензин", субрахунок "Бензин АІ-98";
рахунок 10 субрахунок "Паливо", субрахунок "ПММ на складах", субрахунок "Бензин", субрахунок "Бензин АІ-95".

Крім того, аналітичний облік виданих ПММ ведеться щодо матеріально відповідальних осіб – водіїв автотранспорту.

Бухгалтер записує надходження ПММ до картки обліку матеріалів за формою № М-17. В організації може бути розроблена своя форма картки обліку надходження та списання ПММ, яка затверджується наказом керівника або є додатком до облікової політики організації.

Витрати утримання автотранспортних засобів організації списують на собівартість продукції (робіт, послуг). У бухгалтерському обліку витрати, пов'язані з перевізним процесом, відображають на балансовому рахунку 20 "Основне виробництво" або 44 "Витрати на продаж" (тільки для торгових організацій). Витрати утримання службового автотранспорту відбиваються на балансовому рахунку 26 " Загальногосподарські витрати " . Підприємства, що мають парк автомобілів, відображають витрати, пов'язані з їх утриманням та експлуатацією, на балансовому рахунку 23 "Допоміжні виробництва".

Застосування конкретного обліку витрат залежить від спрямованості використання автомобілів. Наприклад, якщо вантажний автомобіль перевозив вантажі на замовлення сторонньої організації, то витрати на ПММ відображаються на рахунку 20, а якщо легковий автомобіль використовувався для службових поїздок, пов'язаних з управлінням організацією, то витрати відображаються на рахунку 26.

В обліку списання ПММ відображається бухгалтерським проведенням

Дебет 20 (23, 26, 44) Кредит 10-3 "Паливо" (аналітичний облік: "ПММ в баках транспортних засобів" та ін. відповідні субрахунки)

У фактично витраченій кількості виходячи з первинних документів.

При відпустці ПММ у виробництво та іншому вибутті їх оцінка у бухгалтерському обліку проводиться одним із таких способів (п. 16 ПБО 5/01 "Облік матеріально-виробничих запасів"):

за собівартістю одиниці запасів,
за собівартістю перших за часом закупівель (ФІФО),
за собівартістю останніх за часом закупівель (ЛІФО),
за середньою собівартістю.

Останній спосіб є найпоширенішим. Вибраний організацією спосіб має бути зафіксований у наказі про облікову політику.

Звертаємо увагу бухгалтерів на те, що, як правило, в баках автомобілів завжди є кількість бензину (або іншого палива), яка є перехідним залишком на наступний місяць (квартал). Цей залишок потрібно й надалі враховувати на рахунку окремого субрахунку "Бензин у баках автомобілів" (в аналітичному обліку за матеріально-відповідальними особами (водіями).

Щомісяця бухгалтер проводить звірку результатів з видачі, витрати та залишку нафтопродуктів у баках транспортних засобів.

Якщо вартість прийнятих до витрати витрат за ПММ у бухгалтерському та податковому обліку буде різною (наприклад, у зв'язку з перевищенням водієм норм, прийнятих в організації для його автомобіля), то платникам податків, які застосовують ПБО 18/02, доведеться відображати постійні податкові зобов'язання. Такою є вимога пункту 7 зазначеного положення, яке затверджено наказом Мінфіну Росії від 19.11.2002 № 114н.

Наведемо приклад бухгалтерського обліку ПММ на прикладі обліку бензину для конкретного водія.

приклад

Кількісно-сумовий облік ПММ ведеться з використанням лицьових карток, форма якої розроблена організацією самостійно та затверджена наказом керівника. Картка відкривається кожного водія.

Залишок несписаного бензину на початок квітня у водія становив 18 літрів по 10 руб.

Організація застосовує при списанні матеріалів метод ковзної середньої собівартості, що розраховується на дату виконання операції.

Дата	Парафія			Витрата			Залишок
Дата	кількість	ціна	вартість	кількість	ціна	вартість	кількість	ціна	вартість
Залишок на 01.04							18	10	180
01.квіт				7	10	70	11	10	110
02.квіт				10	10	100	1	10	10
03.квіт	20	11	220	11	10,95	120,48	10	10,95	109,52

У бухгалтерському обліку організації зроблено такі проводки:

70 руб. - списано за нормами 7 літрів бензину за дорожнім листом легкового автомобіля форми № 3 за 1 квітня;

Дебет 26 Кредит 10-3 субрахунок «Бензин А-95 у баку машини Сидорова А.А.»

100 руб. - списано за нормами 10 літрів бензину за дорожнім листом легкового автомобіля форми № 3 за 2 квітня;

Дебет 10-3 субрахунок "Бензин А-95 в баку машини Сидорова А.А." Кредит 71 субрахунок «Сидорів»

220 руб. – оприбутковано 11 літрів бензину на підставі чека ККМ, доданого до авансового звіту водія;

Дебет 26 Кредит 10-3 субрахунок «Бензин А-95 у баку машини Сидорова А.А.»

120,48 руб. - списано за нормами 11 літрів бензину за дорожнім листом легкового автомобіля форми № 3 за 3 квітня.

Орендований транспорт

Отримати транспортний засіб у тимчасове володіння та користування можна, уклавши договір оренди транспортного засобу з юридичною чи фізичною особою.

За договором оренди орендодавець (наймодавець) зобов'язується надати орендарю (наймачеві) майно за плату у тимчасове володіння та користування. Якщо інше не передбачено договором оренди транспортного засобу, орендар несе витрати, що виникають у зв'язку з комерційною експлуатацією транспортного засобу, у тому числі витрати на оплату палива та інших матеріалів, що витрачаються в процесі експлуатації (ст. 646 ГК РФ). Сторони можуть передбачити змішані умови оплати оренди у вигляді фіксованої частки (безпосередньо орендна плата) та оплати компенсації на поточне утримання орендованого майна, що може змінюватись в залежності від зовнішніх факторів.

У разі коли витрати на ПММ несе наймач транспорту, облік ПММ ідентичний ситуації з експлуатацією власного транспортного засобу. Просто враховується такий автомобіль не у складі основних засобів, а на позабалансовому рахунку 001 "Орендовані основні засоби" в оцінці, прийнятій у договорі. За його використання нараховується орендна плата, а амортизація не нараховується. Орендна плата враховується до складу інших витрат, пов'язаних із виробництвом та (або) реалізацією незалежно від того, у кого орендується автомобіль - у юридичної або фізичної особи (підп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Водночас, статус орендодавця впливає на податкові наслідки з інших податків. Так, якщо автомобіль орендується у фізичної особи, у неї виникає оподатковуваний дохід. Що ж до ЄСП, необхідно розрізняти оренду транспортного засобу з екіпажем і нього (п. 1 ст. 236 і 3 ст. 238 НК РФ).

На орендовану машину виписується дорожній лист на час роботи, оскільки машиною розпоряджається організація. А пп.2 п.1 ст.253 НК РФ дозволяє включати до витрат, що зменшують оподатковуваний дохід, всі кошти, витрачені на утримання та експлуатацію основних засобів та іншого майна, що використовується у виробничій діяльності. Це стосується і ПММ, які використовуються на орендованому автомобілі.

Безоплатне користування автомобілем

Організація може укласти договір безоплатного користування автомобілем.

За договором безоплатного користування (позички) позичкоодержувач зобов'язаний містити річ, отриману у безоплатне користування, у справному стані, включаючи здійснення поточного та капітального ремонту, а також несення всіх витрат на її утримання, якщо інше не передбачено договором.

Витрати організації з утримання та експлуатації автомобіля, отриманого за договором безоплатного користування, зменшують оподатковуваний прибуток у загальновстановленому порядку, якщо договором передбачено, що ці витрати несе позикоодержувач.

До договорів безоплатного користування (позички) застосовуються окремі правила, передбачені договору оренди. Витрати на ПММ враховуються аналогічно орендованій машині, оскільки розпоряджається нею організація.

Передача майна в тимчасове користування за договором позички - з метою оподаткування не що інше, як безоплатно надана послуга. Вартість такої послуги включається позичальником у позареалізаційні доходи (п. 8 ст. 250 НК РФ). Цю вартість потрібно визначити самостійно, ґрунтуючись на даних про ринкову вартість оренди аналогічного автомобіля.

Компенсації працівникам

Працівникам виплачується компенсація за знос особистого транспорту та відшкодовуються витрати, якщо особистий транспорт використовується за згодою роботодавця у службових цілях (ст. 188 ТК РФ). Розмір відшкодування витрат визначається угодою сторін трудового договору, вираженою у письмовій формі.

Нерідко за наказом працівнику виплачують компенсацію за нормою, встановленої Урядом РФ і понад витрати на бензин.

Оскільки таке положення прямо не передбачено листом Мінфіну Росії від 21.07.1992 № 57, то є правомірним і позиція податкових органів з цього питання. У розмірах компенсації працівнику враховано відшкодування витрат з експлуатації використовуваного для службових поїздок особистого легкового автомобіля: сума зносу, витрати на пально-мастильні матеріали, технічне обслуговування та поточний ремонт (лист МНС Росії від 02.06.2004 № 04-2-06/419).

Компенсація за використання особистого транспорту у службових цілях виплачується працівникам у тих випадках, коли їхня робота за родом виробничої (службової) діяльності пов'язана з постійними службовими роз'їздами відповідно до їх посадових обов'язків.

Початковий документ, який встановив цю компенсацію - лист Мінфіну Росії від 21.07.1992 № 57 "Про умови виплати компенсації працівникам за використання ними особистих легкових автомобілів для службових поїздок". Документ чинний, хоча самі норми виплат змінювалися надалі. Ось його ми й рекомендуємо прочитати бухгалтеру особливо уважно.

У пункті 3 сказано, що конкретний розмір компенсації визначається залежно від інтенсивності використання власного легкового автомобіля для службових поїздок. У розмірах компенсації працівнику враховано відшкодування витрат з експлуатації особистого легкового автомобіля, що використовується для службових поїздок (сума зносу, витрати на ПММ, технічне обслуговування та поточний ремонт).

Розрахунок розмірів компенсації провадиться за формулою:

К = А + ПММ + ТО + ТР, де

До - сума компенсації,

А – амортизація автомобіля;

ПММ - витрати на пально-мастильні матеріали;

ТО – технічне обслуговування;

ТР – поточний ремонт.

Нарахування компенсації провадиться на підставі наказу керівника організації.

Компенсація нараховується щомісяця у твердій сумі, незалежно від кількості календарних днів на місяць. За час перебування працівника у відпустці, відрядженні, невиході його на роботу внаслідок тимчасової непрацездатності, а також з інших причин, коли особистий автомобіль не експлуатується, компенсація не сплачується.

Найважчим у цій ситуації є підтвердження саме факту та інтенсивності використання машини співробітником. Тому підставою для нарахування компенсації, крім наказу керівника, може бути роз'їзна відомість чи інший аналогічний документ, форму якого затверджено у наказі з облікової політики організації. Дорожні листи в даному випадку не складаються.

Компенсації, що виплачуються працівникові, за використання особистого легкового автомобіля в службових цілях є для організації витрат за звичайними видами діяльності на підставі пункту 7 ПБО 10/99.

Компенсація, що виплачується працівнику відповідно до законодавства, у межах затверджених норм не оподатковується на доходи фізичних осіб (ст. 217 НК РФ) та єдиним соціальним податком (ст. 238 НК РФ). У разі законодавчий документ - Трудовий кодекс РФ. З огляду на те, що Урядом РФ розроблено норми компенсації стосовно лише пункту 11 статті 264 НК РФ (податок з прибутку), де вони підлягають застосуванню з метою визначення податкової бази з податку доходи фізичних осіб.

Податкові органи стоять на тому, що норми, що застосовуються в організації, не можуть бути застосовані для ПДФО, оскільки не є нормами, встановленими відповідно до чинного законодавства РФ (лист МНС Росії від 02.06.2004 № 04-2-06/ [email protected]"Про відшкодування витрат під час використання працівниками особистого транспорту").

Однак у своїй Постанові від 26.01.2004 № Ф09-5007/03-АК ФАС Уральського округу дійшов висновку, що застосовувати норми компенсаційних виплат, встановлені главою 25 ПК РФ, для обчислення ПДФО є неправомірним. Компенсація за особистий транспорт звільняється з податку доходи у вигляді, встановленому письмовою угодою організації та працівника. Це непрямим чином підтверджує і рішення ВАС РФ від 26.01.2005 № 16141/04.

Таким чином, на наш погляд, у ситуації, що розглядається, не виникає бази оподаткування з податку на доходи фізичних осіб.

Компенсація використання особистих легкових автомобілів у службових цілях з метою обчислення прибуток є нормируемой величиною. Чинні нині норми встановлено постановою Уряди РФ від 08.02.2002 № 92.

Витрати на компенсацію за використання для службових поїздок особистих легкових автомобілів та мотоциклів у межах норм з метою оподаткування відносяться до інших витрат (підп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). У податковому обліку ці витрати визнаються на дату фактичної виплати нарахованої компенсації.

Сума компенсації, нарахована працівникові понад граничні норми, не може зменшувати податкову базу для обчислення податку на прибуток організації. Ці витрати з метою оподаткування розглядаються як наднормативні.

Зрозуміло, цю думку можна намагатися оскаржити, спираючись більш свіжу позицію ст. 188 Трудового кодексу РФ. Але ж і в листі Мінфіну йшлося про те, що при розрахунку компенсації потрібно врахувати всі особливості використання особистого автомобіля працівником у виробничих цілях. А для оподаткування існує норма і вона однозначна. Тому витрати на придбання ПММ паралельно з виплатою компенсації не враховуються з метою оподаткування податком на прибуток, оскільки даний автомобіль не є службовим (пп.11 п.1 ст.264 НК РФ).

Витрати щодо компенсації працівникові понад встановлені норми, а також вартість витрачених ПММ, що виключаються з розрахунку податкової бази з податку на прибуток як звітного, так і наступних звітних періодів, визнаються постійною різницею (п.4 ПБО 18/02).

На суму постійного податкового зобов'язання, розрахованого на її основі, організація коригує величину умовної витрати (умовного доходу) з податку на прибуток (п.п.20, 21 ПБО 18/02).

Облік ПММ у «1С:Бухгалтерії 8.3»

Облік ПММ у конфігурації ведеться на рахунку 10.3 «Паливо». У довіднику «Матеріали» для елементів, що належать до ПММ, слід зазначити вид «(10.3) Паливо» (див. рис. 1).

Придбання ПММ відображається документами «Надходження матеріалів» або «Авансовий звіт», в останньому документі слід зазначити кореспондуючий рахунок 10.3.

Для відображення витрати ПММ зручно користуватися документом "Переміщення матеріалів", обравши вид переміщення: "Передача у виробництво" (див. рис. 2).

У документі потрібно вказати рахунок витрат, що відповідає напрямку використання автомобіля (20, 23, 25, 44) та статті витрат.

Рекомендується в довіднику статей витрат задати дві статті для відображення витрат за ПММ, для однієї з яких встановити «Вигляд витрат» для цілей податкового обліку «Інші витрати, що приймаються для цілей оподаткування», а для другої (витрати понад норму)- «Не прийняті для цілей оподаткування» (рис. 3).

Якщо вироблені витрати не перевищили нормативу, то всі витрати слід зарахувати до статті витрат, що враховується для оподаткування.

Якщо норматив перевищено, то слід запровадити два документи «Переміщення матеріалів»: перший на суму нормативу, вказавши статтю, що враховується для оподаткування, другий на суму перевищення нормативу, вказавши статтю, яка не враховується для оподаткування.

У разі застосування організацією ПБО 18\02, при проведенні документа «Закриття місяця» буде враховано постійну різницю та сформовано проведення з відображення постійного податкового зобов'язання.

Компенсаційні виплати працівникам за використання особистого транспорту з метою можна відобразити документом «Бухгалтерська довідка» (див. рис. 4).

На закладці «Бухгалтерський облік» рахунок віднесення витрат та стаття витрат вказується за аналогією з відображенням витрат на ПММ, потім можна автоматично сформувати проводки з податкового обліку за кнопкою «Заповнити НУ».

ПММ: види, характеристики

Пальне мастильні матеріали (ПММ) належать до категорії промислових товарів, вимоги до якості та процесу виготовлення яких жорстко регламентовані. Продаж ПММ здійснюється, переважно, спеціалізованими торговими підприємствами.

Паливно-мастильні матеріали - це група речовин, до якої відносять автомобільний бензин, дизельне паливо, зріджений газ, що використовується як паливо, а також різні масла для карбюраторних і дизельних двигунів внутрішнього згоряння. Більшість із представлених ПММ є продуктами нафтопереробки.

Бензин має здатність до займання. Питома теплота згоряння бензину становить приблизно 44 МДж/кг. Різні марки бензину (АІ-76, АІ-92, АІ-95 та ін.) отримують шляхом змішування компонентів, що виділяються на різних етапах нафтопереробки або за допомогою добавок, що підвищують октанове число

Дизельне паливо складається з гасово-газойлевих фракцій нафти. Розрізняють малов'язке та високов'язке дизпаливо. Перше застосовується для високооборотних двигунів швидкохідних машин, наприклад, для вантажних автомобілів. Високов'язке використовують для моторів, що працюють на малих оборотах, в основному це - трактори, виробниче обладнання. Питома теплота згоряння дизельного палива – 42.7 МДж/кг.

Зріджений чи стиснутий газ, виробляють із газу. В основному він складається з метану, але містить і інші компоненти - бутан, пропан, водень та ін. Газ має цікаву особливість: він займається тільки в тому випадку, якщо присутні його випаровування в повітрі строго в концентрації від 5 до 15%. Самозаймання може статися лише за нагрівання до 650 градусів за Цельсієм. Газ має питому теплоту згоряння від 28 до 46 МДж/м³.

Кожен із видів палива має властивий йому рівень детонації, що позначається октановим числом. Воно характеризує здатність паливної суміші чинити опір самозайманню у разі підвищення тиску. Чим вище октанове число, тим краще: горіння стабільніше, вище стійкість до детонації, яка впливає на двигун. Так, АІ-92 має октанове число, що дорівнює 92, а метан - 107,5. Можна зробити висновок, що використання газу викликає менший знос двигуна. Стосовно дизельного палива фіксується цетанове число, яке позначає тимчасовий відрізок від моменту упорскування палива до початку горіння.

Мастила для різних типів двигунів - це паливо мастильні матеріали для догляду за рухомими елементами двигуна. Вони поділяються на три великі групи - мінеральні, синтетичні та напівсинтетичні. Перші є продуктом переробки нафти, другі синтезуються штучно, треті є змішані основи перших двох видів.

Моторне масло підбирається виходячи з типу двигуна (на легковому, вантажному транспорті, спецтехніці використовуються різні моделі моторів) стану систем автомобіля, що визначаються пробігом та ступенем зносу. Також на вибір даних ПММ впливають погодні умови.

Продаж ПММ здійснюється в широкому асортименті та основним показником, який оцінюється при виборі тієї чи іншої олії, є його в'язкість. За цим параметром ці паливно-мастильні матеріали поділяються на шість зимових та п'ять літніх класів. Вони позначаються 0W, 5W, 10W, 15W, 20W, 25W та 20, 30, 40, 50 та 60 відповідно. Чим вище число класу, тим більшою в'язкістю має олію. Існують також всесезонні олії.

Використання неякісних ПММ здатне завдати шкоди механізмам та пристроям, тому краще купувати їх у перевірених виробників та постачальників.

Основні види ПММ

Оптимальні умови зберігання ПММ

Пально-мастильні матеріали відносяться до категорії щодо невибагливих продуктів щодо умов зберігання. Для них практично не потрібно спеціального складського обладнання та систем регулювання температурного режиму. Спеціальна організація місць зберігання може мати місце у разі летких матеріалів або продуктів з низькою морозостійкістю.

Зберігання на відкритих майданчиках
При зберіганні паливно-мастильних матеріалів на відкритих майданчиках слід враховувати коливання температури повітря, які можуть призвести до зміни тиску в ємностях, а також можливість конденсації вологи, що може вплинути на якість ПММ. Ще один важливий момент - потрапляння дощової чи конденсованої вологи на поверхню тари: у цьому випадку може піти корозія та постраждати маркування. Слід звернути особливу увагу до розташування ємностей. Встановлення пробками вгору загрожує просочуванням дощової (або конденсованої) вологи всередину бочки, що може негативно вплинути на її вміст. Не менш важливим є вибір поверхні, на яку повинні встановлюватися ємності з ПММ - це знову ж таки пов'язано з впливом вологи на поверхню тари. Неприпустиме встановлення резервуарів з паливно-мастильними матеріалами на землю.

Зберігання у складських приміщеннях
Ефективність та термін зберігання паливно-мастильних матеріалів багато в чому визначаються характеристиками складського приміщення. Специфіка цього виду продукції передбачає певні вимоги - як щодо розташування складу, і у плані його оснащення. Тим не менш, ці показання виконати досить просто – зберігання паливно-мастильних матеріалів не потребує придбання спеціального складського обладнання.

p align="justify"> Особливу увагу слід звернути на атмосферний режим складського приміщення. Обов'язкова вимога для зберігання паливно-мастильних матеріалів – сухість складу. Підвищена вологість може спровокувати корозію металевих ємностей для зберігання ПММ та спричинити витік їхнього вмісту. Щодо температури складського приміщення слід пам'ятати про те, що перегрів деяких пально-мастильних матеріалів може викликати випаровування їх компонентів, а значне перевищення середньої температури може призвести до займання сумішей. Якщо приміщення складу передбачає можливість організації різних теплових зон, то в більш теплому секторі бажано розташовувати густі олії та суміші із вмістом води.

Вимоги до ємностей для зберігання ПММ
Для зберігання паливно-мастильних матеріалів зазвичай застосовуються спеціальні резервуари, покриті зсередини епоксидною смолою. Ці ємності конструюються з урахуванням циркуляції повітря - резервуари оснащуються спеціальними клапанами, що забезпечують доступ повітря, але водночас перешкоджають попаданню вологи всередину. Транспортування ПММ

Транспортування ПММ відрізняється підвищеною складністю організації та виконання, оскільки вогненебезпечні вантажі створюють підвищений ризик ДТП, а також загрожують довкіллю. Для підвищення безпеки потрібно правильно підібрати транспортні засоби, ємності. Обов'язковим є оформлення дозвільної документації.

Спеціально обладнані цистерни для перевезення небезпечних вантажів є одним із найбільш підходящих транспортних засобів. Особливо якщо необхідно перевезти ПММ на порівняно невелику відстань. У такому разі вибір іншого транспорту не є вигідним замовнику.

У деяких груп нафтопродуктів умови перевезення та зберігання суттєво різняться. До таких відносять:

рідкі - бензин, ДП, пічне паливо,

густі - мазут,

мастильні матеріали (СМ),

Ємності для перевезення вибирають залежно від того, до якої групи належить ПММ.

Цистерни для рідкого палива

Оснащення цистерн для ПММ контролюється ГОСТом 1510-84. Вони повинні бути забезпечені нижніми зливом та затокою, повітряними заглушками та системами контролю тиску.

Заповнюється цистерна лише на 95 відсотків. З внутрішньої сторони стінки покриті складом, який протистоїть дії олії, бензину або пари. Крім цього, речовина є електростатично безпечною. Регулярне технічне обслуговування цистерн здійснюється обов'язково.

Якщо має бути транспортування невеликого обсягу нафтопродуктів, то застосовуються каністри або бочки, які виготовляються з металу, полімерних матеріалів. Вони вантажаться і закріплюються на єврофурах відповідної вантажопідйомності.

Місткості для перевезення густого палива

Для транспортування мазуту використовуються також цистерни, обладнані аналогічним чином. При необхідності застосовуються пристрої, що підігрівають.

В'язкі матеріали менш текучи, тому після зливу в контейнерах можливий залишок. Відповідно до вимог він не повинен бути більше 1 сантиметра. Діють суворі правила забезпечення безпеки: не приймається вантаж у тарі з порушеною герметичністю, без захисту від займання та електростатики.

Контейнери для СМ та бітуму

Пально-мастильні матеріали поміщають у полімерні ємності, каністри, бочки та автоцистерни. Відповідно до раніше названого стандарту контейнери вибирають і оснащують залежно від в'язкості, температури горіння та спалаху, випаровування масел.

Перед заповненням цистерни чи інші ємності очищають. У супровідній документації обов'язково вказують, які мастильні матеріали залито в тару.

Для транспортування бітуму застосовують різні ємності, що підігріваються. Якщо бітум представлений у вигляді рулонів, може використовуватися упаковка з дерева, паперу. Твердий ПММ поміщають у вантажний транспорт у пакетах, барабанах, мішках.

Подібна інформація.

06.03.2018

ПММ - це «паливно-мастильні матеріали», різна продукція, виготовлена з нафти. Ці товари відносяться до різновиду промислових, тому їхня реалізація виконується виключно спеціалізованими компаніями.

Виготовлення всього, що відноситься до ПММ, відбувається у суворій відповідності прийнятим нормами та вимогами. Тому кожна партія має обов'язково супроводжуватись документацією з результатами лабораторних досліджень, що підтверджує її якість.

Сьогодні досить просто. Загалом, у поняття пально-мастильних матеріалів входить великий список продуктів нафтопереробки, що використовуються як:

пального- бензин, дизель, гас, попутний нафтовий газ.
Мастильних матеріалів– олії для моторів та трансмісій, а також пластичні речовини.
Технічних рідин- Тосол, антифриз, гальмівна рідина і так далі.

Пально-мастильні матеріали – продукти, що отримуються внаслідок перегонки нафти

Види палива, що належать до ПММ

Так, як із усього, що відноситься до пально-мастильних матеріалів, більша частина є паливом, зупинимося на його видах докладніше:

Бензин. Забезпечує роботу двигунів внутрішнього згоряння. Відрізняється швидкою займистістю, яка в механізмах відбувається в примусовому порядку. При виборі потрібного пального слід керуватися такими характеристиками, як склад, октанове число (що впливає на детонаційну стабільність), тиск пари та ін.
Гас. Спочатку виконував освітлювальну функцію. Але наявність особливих показників зробили його основним компонентом ракетного палива. Це високий показник випаровування та теплоти згоряння, хороша переносимість низьких температур, зменшення тертя між деталями. Враховуючи останню властивість, його часто використовують також як мастило.
Дизпаливо. Головними його різновидами є малов'язке та високов'язке паливо. Перше застосовується для вантажного транспорту та іншої швидкохідної техніки. Друге – для низькооборотних двигунів, наприклад, промислового обладнання, тракторів тощо. Доступна , низька вибухонебезпечність і високий ККД роблять його одним із найбільш затребуваних.

Природний газ у рідкому стані, який також використовується для заправки автомобілів, не є продуктом переробки нафти. Тому, згідно з прийнятими стандартами, він не відноситься до ПММ.

Три основні види палива, що належать до ПММ

Мастильні масла як різновид ПММ

Що означає ПММ, коли мова заходить про олії? Цей нафтопродукт є невід'ємним елементом будь-якого механізму, оскільки його основне завдання – зменшення тертя між частинами машин та їх захист від зношування. За консистенцією мастила поділяються на:

Напіврідкі.
Пластичні.
Тверді.

Їхня якість залежить від наявності у складі присадок – додаткових речовин, що покращують експлуатаційні характеристики. Добавки можуть покращити як один, так і кілька показників одразу. Розрізняють, наприклад, протизносні або миючі, що оберігають запчастини від нашарування відкладень.

Особливості складу добавок до моторної олії

За способом виготовлення олії діляться на:

Синтетичні.
Мінеральні.
Напівсинтетичні.

Останні є симбіоз речовин, отриманих штучним шляхом з натуральними результатами нафтопереробки.

Щоб відразу ставало зрозуміло при погляді на будь-яку упаковку ПММ, що це таке, кожен продукт має своє маркування. Нею визначають, яких цілей він призначений. До цих показників входить якість, в'язкість, наявність присадок, відповідність певній порі року.

Різновиди ПММ від тюбиків зі змащенням до бочок з паливом

У цій статті ми висвітлили, що таке ПММ, розшифрували абревіатуру та розповіли, для чого застосовуються ті чи інші продукти. Наданої інформації буде достатньо як ознайомлювальний матеріал.

Щоб докладніше дізнатися про те, що таке паливно-мастильні матеріали та які з них найкраще підійдуть для поставленої мети, звертайтеся до фахівців компанії «Аммокс».

ПММ розшифровується як пально-мастильні матеріали

Періодичні видання, технічна документація, нормативні документи часто містять цю абревіатуру.

Тим часом вона позначає різні види нафтопродуктів, які широко застосовуються під час експлуатації транспортних засобів.

Що це таке

До складу ПММ входять: дизельне та авіаційне паливо, бензин, гас, природний та скраплений газ.

До мастильних матеріалів відносяться: моторні та трансмісійні масла, рідини для гальмівної та охолоджувальної системи.

Якщо організація приймає рішення враховувати фактично понесені витрати на паливо, потрібно затвердити їх обґрунтованість на списання ПММ.

Компенсація

Компенсація – грошова виплата відшкодування співробітнику витрат у виконанні службової роботи відповідно до законодавством РФ. За статтею 188 ТК РФ оплаті підлягає також поодинока поїздка у службових цілях.

Відповідно до загальних правил фірма може не брати за основу норми паливних витрат, запропонованих Мінтрансом РФ: дуже часто витрачений обсяг за фактом перевищує рекомендований норматив.

Важливо знати:компанія має право встановлювати свої норми витрат палива, включаючи сезонні надбавки. Період та розмір нарахування зимових надбавок оформлюються відповідним розпорядженням регіональної влади. За його відсутності, ці дані може прописати роботодавець у своєму наказі.

У цьому документі прописується посилання розпорядження Мінтрансу Росії, вказуються марки «службових» машин, проводиться розрахунок обмежень. У процесі розробки власних паливних нормативів слід враховувати транспортні умови, технічний стан машини, ступінь завантаженості

Виплата

Витрати на ПММ не передбачені компенсацією за експлуатацію працівником власного автомобіля.

Чинні нормативні документи не містять інформації про включення цих витрат до складу відповідної компенсації. Трудовим Кодексом розділені поняття компенсації (експлуатація та амортизація) та відшкодування витрат (ПММ).

Виплати за орендований автомобіль здійснюються щомісяця:

1200 рублів: легкова машина із двигуном менше 2000 куб. см;
1500 рублів: автомобіль із двигуном понад 2000 куб. см;
600 рублів: мотоцикли.

Наведені суми є незначними, зважаючи на той факт, що сюди входить знос, відновлення та сервісне обслуговування машини.

Розрахунок суми

Компенсація за орендований автомобіль не підлягає оподаткуванню ПДФО, страховими внесками в межах розмірів, визначених додатковою угодою сторін.

Для доказу з метою компенсації необхідно надати:

Угода про оренду особистого транспорту для організації службових поїздок.
Документ про державну реєстрацію автомобіля: виплата передбачена лише за експлуатацію особистого майна.
Оформлений дорожній лист встановленого зразка.
Документи на придбання ПММ та інші витрати, понесені під час використання особистої машини для службових поїздок.

Зверніть увагу:слід правильно оформити всю документацію: наявність помилок може призвести до нарахування з боку оподаткування.

Порядок розрахунку суми може бути визначений угодою чи затвердженою у компанії системою. Точна сума відшкодування прописується в угоді чи наказі керівника.

Періодичність

Розмір відшкодування має бути включений до витрат на дату нарахування. Зазвичай вони списуються на рахунок, де відбито заробітну плату співробітника.

Якщо обов'язки працівника не входять щоденні службові поїздки, призначення фіксованого розміру компенсації є економічно невигідним варіантом. Зазвичай розмір відшкодування розраховується відповідно до фактичного числа днів користування автомобілем для службових потреб фірми.

Приклад: співробітнику призначено виплату 2000р. на місяць при 20 робочих днях. Дорожні листи оформлені лише на 16 днів. У результаті, сума компенсації без ПДФО дорівнює 1600 грн.

Виплати призначаються за наявності всієї необхідної документації. Призначення компенсації працівникам за орендований автомобіль є вигідним рішенням із податкової точки зору, якщо вона відповідає «прибутковим» рамкам організації. Насправді це відбувається вкрай рідко.

В даний час досить поширена практика укладання угод про оренду автомобілів працівників замість відшкодування витрат. Організації включають у витрати розмір орендної плати, витрати на амортизацію та ремонт орендованої машини.

Як проводиться компенсація за ПММ, якщо використовувався особистий автомобіль співробітника, дивіться пояснення у наступному відео:

Витрати на пально-мастильні матеріали та їх визнання у податковому обліку - "хворе" питання для бухгалтерів більшості організацій. У яких розмірах та на якій підставі можна зменшити базу з податку на прибуток за цими витратами, розповідає Л.П. Фомічова (728-82-40, [email protected]), консультант з податків та зборів. У частині автоматизації матеріал підготовлений фахівцями Авторизованого Навчального Центру "Майстер Сервіс Інжиніринг".

Загальні положення обліку ПММ

паливо (бензин, дизельне паливо, скраплений нафтовий газ, стислий природний газ);
мастильні матеріали (моторні, трансмісійні та спеціальні олії, пластичні мастила);
спеціальні рідини (гальмові та охолодні).

Чи потрібні норми при обліку ПММ

Порядок розрахунку норм витрати ПММ є елементом облікової політики організації.

Норми витрати палива встановлюються для кожної марки та модифікації автомобілів, що експлуатуються, і відповідають певним умовам роботи автомобільного транспорту.

Витрата палива на гаражні та інші господарські потреби (технічні огляди, регулювальні роботи, приробіток деталей двигунів та автомобілів після ремонту тощо) до складу норм не включається та встановлюється окремо.

Тому організації необхідно бути готовим обґрунтувати причини відхилень застосовуваних нею норм для списання ПММ на витрати від затверджених Мінтрансом Росії.

Дорожні листи

Придбання ПММ ще не свідчить про фактичну їхню витрату на автомобіль, який використовується у службових цілях. Підтвердженням того, що паливо було витрачено у виробничих цілях, є дорожній лист, який є підставою для списання ПММ на собівартість. Це підтверджують податкові органи (лист УМНС по м. Москві від 30.04.2004 № 26-12/31459) та Росстат (лист Федеральної служби державної статистики від 03.02.2005 № ІУ-09-22/257 "Про дорожні листи"). У колійному листі проставляються показання спідометра та показники витрати ПММ, вказується точний маршрут прямування, що підтверджує виробничий характер транспортних витрат.

Форма № 4-с (відрядна) застосовується за умови оплати роботи автомобіля за відрядними розцінками.

Маршрут перевезень або службового доручення записується по всіх пунктах руху автомобіля в самому колії.

Відповідальність за правильне оформлення дорожнього листа несуть керівники організації та особи, які відповідають за експлуатацію автомобілів та беруть участь у заповненні документа. Це ще раз наголошено у вже згаданому листі Федеральної служби державної статистики (Росстату) від 03.02.2005 № ІУ-09-22/257 "Про дорожні листи". У ньому також сказано, що в уніфікованих формах мають бути заповнені всі реквізити. Працівники, які заповнили і підписали документи, несуть відповідальність за достовірність даних, що містяться в них.

Показання спідометра на початок дня роботи (графа поруч із підписом, що дозволяє виїзд) повинні збігатися зі свідченнями спідометра на кінець попереднього дня роботи автомобіля (графа - при поверненні до гаража). А різниця між показаннями спідометра за поточний день роботи має відповідати загальній кількості пройдених за день кілометрів, що вказана на зворотному боці.

Нижня частина оборотної сторони дорожнього листа є важливою для розрахунка заробітної плати водіїв.

Наприкінці розділу кілька слів у тому, чи мають заповнюватися дорожні листи лише водіїв.

Іноді такий висновок роблять із тексту постанови Держкомстату Росії від 28.11.1997 № 78 (далі – Постанова № 78) та самих форм листів. І роблять наступний висновок - якщо прямо штатним розкладом не передбачено посади водія, то й обов'язок організації оформлювати відповідний документ відсутній. На думку автора це не так, водій - це функція, а не лише посада.

Важливо, що експлуатується службова машина організації, а хто керує нею - справа організації. Наприклад, службову машину може керувати директор, менеджер, і витрати на неї також будуть враховуватися тільки на підставі дорожнього листа. Крім того, за відсутності цього документа в дорозі у працівника, який фактично виконує функції водія, може виникати проблема з працівниками автоінспекції.

Але вони використовують транспорт у виробничих цілях. ІМНС Росії у листі від 27.10.2004 № 04-3-01/ [email protected]звернуло увагу на те, що дорожні листи повинні використовуватися ними.

Бухгалтерський облік ПММ

Не торкаючись специфіки формування первісної вартості ПММ та обліку ПДВ, скажімо, що бухгалтер на підставі первинних документів (авансових звітів, накладних та ін) приходить ПММ за марками, кількістю та вартістю. ПММ враховуються на рахунку 10 "Матеріали" субрахунок 3 "Паливо". Це передбачено Планом рахунків (утв. наказом Мінфіну Росії від 31.10.2000 № 94н).

"ПММ на складах (бензин, дизельне паливо, газ, олія та ін.)";
"Оплачені талони на бензин (дизельне паливо, олія)";
"Бензин, дизельне паливо в баках автомобілів та талони у водіїв" та ін.

рахунок 10 субрахунок "Паливо", субрахунок "ПММ на складах", субрахунок "Бензин", субрахунок "Бензин АІ-98";
рахунок 10 субрахунок "Паливо", субрахунок "ПММ на складах", субрахунок "Бензин", субрахунок "Бензин АІ-95".

Витрати утримання службового автотранспорту відбиваються на балансовому рахунку 26 " Загальногосподарські витрати " . Підприємства, що мають парк автомобілів, відображають витрати, пов'язані з їх утриманням та експлуатацією, на балансовому рахунку 23 "Допоміжні виробництва". Застосування конкретного обліку витрат залежить від спрямованості використання автомобілів. Наприклад, якщо вантажний автомобіль перевозив вантажі на замовлення сторонньої організації, то витрати на ПММ відображаються на рахунку 20, а якщо легковий автомобіль використовувався для службових поїздок, пов'язаних з управлінням організацією, то витрати відображаються на рахунку 26.

В обліку списання ПММ відображається бухгалтерським проведенням:

Дебет 20 (23, 26, 44) Кредит 10-3 "Паливо" (аналітичний облік: "ПММ у баках транспортних засобів" та ін. відповідні субрахунки) - у фактично витраченій кількості на підставі первинних документів.

При відпустці ПММ у виробництво та іншому вибутті їх оцінка у бухгалтерському обліку проводиться одним із таких способів (п. 16 ПБО 5/01):

за собівартістю одиниці запасів,
за собівартістю перших за часом закупівель (ФІФО),
за собівартістю останніх за часом закупівель (ЛІФО),
за середньою собівартістю.

Останній спосіб є найпоширенішим.

Вибраний організацією спосіб має бути зафіксований у наказі про облікову політику.

Такою є вимога пункту 7 зазначеного положення, яке затверджено наказом Мінфіну Росії від 19.11.2002 № 114н.

Розглянемо бухгалтерський облік ПММ з прикладу обліку бензину для конкретного водія.

приклад

Водій легкового службового автомобіля О.О. Сидоров отримує з каси ТОВ "Зима" під звіт кошти для придбання ПММ і подає авансові звіти з відображенням витрат на їх придбання з додатком первинних документів.
Списання бензину відбувається за нормами на підставі дорожніх листів, які здають водій у бухгалтерію.
Кількісно-сумовий облік ПММ ведеться з використанням лицьових карток, форма яких розроблена організацією самостійно та затверджена наказом керівника. Картка відкривається кожного водія.
Залишок несписаного бензину на початок квітня у водія становив 18 літрів по 10 руб.
3 квітня було придбано 20 літрів бензину за 11 руб. ПДВ не розглядаємо для простоти.
1,2 та 3 квітня водій витратив відповідно 7,10 та 11 літрів бензину.
Організація застосовує при списанні матеріалів метод ковзної середньої собівартості, що розраховується на дату виконання операції.
З 1 по 3 квітня бухгалтер зробив такі записи у картці водія:

Дата	Парафія			Витрата			Залишок
Дата	у	ціна	стоїмо.	у	ціна	стоїмо.	у	ціна	стоїмо.
Залишок на 01.04							18	10,00	180,00
01.04				7	10,00	70,00	11	10,00	110,00
02.04				10	10,00	100,00	1	10,00	10,00
03.04	20	11,00	220,00	11	10,95*	120,48	10	10,95	109,52

Примітка:
* 10,95 = (1л x 10 руб. + 20 л. x 11 руб.) / 21 л

У бухгалтерському обліку організації зроблено такі проводки:

Дебет 26 Кредит 10-3 субрахунок "Бензин А-95 у баку машини Сидорова А.А." - 70 руб. - списано за нормами 7 літрів бензину за дорожнім листом легкового автомобіля форми № 3 за 1 квітня;

Дебет 26 Кредит 10-3 субрахунок "Бензин А-95 у баку машини Сидорова А.А." - 100 руб. - списано за нормами 10 літрів бензину за дорожнім листом легкового автомобіля форми № 3 за 2 квітня;

Дебет 10-3 субрахунок "Бензин А-95 у баку машини Сидорова А.А." Кредит 71 субрахунок "Сидорів" - 220 руб. - оприбутковано 11 літрів бензину на підставі чека ККМ, доданого до авансового звіту водія; Дебет 26 Кредит 10-3 субрахунок "Бензин А-95 у баку машини Сидорова А.А." -120,48 руб. - списано за нормами 11 літрів бензину за дорожнім листом легкового автомобіля форми № 3 за 3 квітня.

Орендований транспорт

Орендна плата враховується до складу інших витрат, пов'язаних із виробництвом та (або) реалізацією незалежно від того, у кого орендується автомобіль - у юридичної або фізичної особи (підп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Водночас, статус орендодавця впливає на податкові наслідки з інших податків. Так, якщо автомобіль орендується у фізичної особи, у неї виникає оподатковуваний дохід.

Що ж до ЄСП, необхідно розрізняти оренду транспортного засобу з екіпажем і нього (п. 1 ст. 236 і 3 ст. 238 НК РФ).

На орендовану машину виписується дорожній лист на час роботи, оскільки машиною розпоряджається організація. А підпункт 2 пункту 1 статті 253 НК РФ дозволяє включати до витрат, що зменшують оподатковуваний дохід, всі кошти, витрачені на утримання та експлуатацію основних засобів та іншого майна, що використовується у виробничій діяльності. Це стосується і ПММ, які використовуються на орендованому автомобілі.

Безоплатне користування автомобілем

Організація може укласти договір безоплатного користування автомобілем.

Компенсації працівникам

Початковий документ, який встановив цю компенсацію – лист Мінфіну Росії від 21.07.1992 № 57 "Про умови виплати компенсації працівникам за використання ними особистих легкових автомобілів для службових поїздок". Документ чинний, хоча самі норми виплат змінювалися надалі. Ось його ми й рекомендуємо прочитати бухгалтеру особливо уважно. У пункті 3 сказано, що конкретний розмір компенсації визначається залежно від інтенсивності використання власного легкового автомобіля для службових поїздок. У розмірах компенсації працівнику враховано відшкодування витрат з експлуатації особистого легкового автомобіля, що використовується для службових поїздок (сума зносу, витрати на ПММ, технічне обслуговування та поточний ремонт).

Розрахунок розмірів компенсації провадиться за формулою:

К = А + ПММ + ТО + ТР,

де
До - сума компенсації,
А – амортизація автомобіля;
ПММ - витрати на пально-мастильні матеріали;
ТО – технічне обслуговування;
ТР – поточний ремонт.

Нарахування компенсації провадиться на підставі наказу керівника організації.

Найважчим у цій ситуації є підтвердження саме факту та інтенсивності використання машини співробітником. Тому підставою для нарахування компенсації, крім наказу керівника, може бути роз'їзна відомість чи інший аналогічний документ, форму якого затверджено у наказі про облікову політику організації. Дорожні листи в даному випадку не складаються.

Податкові органи наполягають на тому, що норми, що застосовуються в організації, не можуть бути застосовані для ПДФО, оскільки не є нормами, встановленими відповідно до чинного законодавства РФ (лист МНС Росії від 02.06.2004 № 04-2-06/ [email protected]"Про відшкодування витрат під час використання працівниками особистого транспорту").

Вочевидь, цю думку можна намагатися оскаржити, спираючись більш свіжу позицію статті 188 Трудового кодексу РФ. Але ж і в листі Мінфіну йшлося про те, що при розрахунку компенсації потрібно врахувати всі особливості використання особистого автомобіля працівником у виробничих цілях. А для оподаткування існує норма і вона однозначна. Тому витрати на придбання ПММ паралельно з виплатою компенсації не враховуються з метою оподаткування податком на прибуток, оскільки даний автомобіль не є службовим (підп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Витрати на компенсацію працівникові понад встановлені норми, а також вартість витрачених ПММ, що виключаються з розрахунку податкової бази з податку на прибуток як звітного, так і наступних звітних періодів, визнаються постійною різницею (п. 4 ПБО 18/02).

На суму постійного податкового зобов'язання, розрахованого на її основі, організація коригує величину умовної витрати (умовного доходу) з податку на прибуток (п. 20, 21 ПБО 18/02).

Облік ПММ у "1С:Бухгалтерії 7.7"

Облік ПММ у конфігурації "1С:Бухгалтерія 7.7" (ред. 4.5) ведеться на рахунку 10.3 "Паливо". У довіднику "Матеріали" для елементів, що належать до ПММ, слід зазначити вид "(10.3) Паливо" (див. рис. 1).

Придбання ПММ відображається документами "Надходження матеріалів" або "Авансовий звіт", в останньому документі слід зазначити кореспондуючий рахунок 10.3.

Для відображення витрати ПММ зручно користуватися документом "Переміщення матеріалів", обравши вид переміщення: "Передача у виробництво" (див. рис. 2). У документі потрібно вказати рахунок витрат, що відповідає напрямку використання автомобіля (20, 23, 25, 44) та статті витрат.

Рекомендується в довіднику статей витрат задати дві статті для відображення витрат за ПММ, для однієї з яких встановити "Вигляд витрат" для цілей податкового обліку "Інші витрати, що приймаються для цілей оподаткування", а для другої (витрати понад норму) - "Не прийняті для цілей оподаткування" (рис. 3).