Подорожні листи: бланки в 2018-2019 роках

Для обліку і контролю роботи транспортного засобу і водія в організації, як правило, використовується спеціальний первинний документ - шляховий лист. Про бланки подорожніх листів, що застосовуються на практиці, і піде мова.

Форми дорожніх листів

Організація може використовувати самостійно розроблені бланки подорожніх листів або бланки, затверджені Держкомстатом або галузевими відомствами та допрацьовані з урахуванням діючих вимог законодавства. У будь-якому випадку, що застосовуються форми подорожніх листів організації необхідно закріпити в своїй.

При цьому важливо, щоб в дорожніх листах на легкові, вантажні автомобілі, автобуси, тролейбуси і трамваї були присутні обов'язкові реквізити, які передбачені п. 3 Наказу Мінтрансу від 18.09.2008 № 152 (Лист Мінфіну від 25.08.2009 № 03-03-06 / 2/161):

• найменування та номер подорожнього листа;
• відомості про термін дії подорожнього листа;
• відомості про власника (власника) транспортного засобу;
• відомості про транспортний засіб;
• відомості про водія.

При складанні шляхових листів в 2018-2019 роках необхідно враховувати зміни, внесені до Порядку заповнення подорожніх листів (Наказ Мінтрансу від 18.09.2008 № 152) Наказами Мінтрансу від 18.01.2017 № 17, від 07.11.2017 № 476.

Так, на дорожньому листі не обов'язково має бути печатка (штамп) організації або ІП. У той же час, на ньому повинна стояти відмітка про проведення передрейсового контролю технічного стану транспортного засобу (п. 16.1 Наказу Мінтрансу від 18.09.2008 № 152). Для цього в бланку листа необхідно приводити наступну інформацію:

• дату і час проведення передрейсового контролю технічного стану;
• підпис, П.І.Б. контролера.

Обов'язок вносити в шляховий лист відомості про передрейсовий контроль технічного стану транспортного засобу поширюється не тільки на організації та ВП, які надають послуги автомобільним транспортом, а й на тих, хто експлуатують транспорт виключно в своїх виробничих цілях (Лист Мінтрансу від 28.09.2018 № 03- 01/21740-ІВ, п.3 Постанови Пленуму ВС від 26.06.2018 № 26).

Подорожні листи: бланки (скачати)

До спеціальних автомобілів відносяться автомобілі, призначені для виконання спеціальних функцій і обладнані спеціальним обладнанням для виконання зазначених функцій (наприклад, пожежні автомобілі, автокрани, автобетонозмішувачі, автомобілі з компресорними установками і т.д.).

Тому, якщо вам потрібен, наприклад, шляховий лист автокрана (бланк), скачати безкоштовно його можна за наведеною вище посиланням.

З огляду на, що зазначені уніфіковані форми не містять всі обов'язкові реквізити подорожніх листів, зокрема відомості про передрейсовий контроль технічного стану транспортного засобу, про передрейсовий (а в необхідних випадках і післярейсового) медичного огляду водія, їх необхідно доопрацювати.

Реєстр шляхових листів: бланк в Excel

Необхідно мати на увазі, організації та ВП, які надають транспортні послуги, повинні реєструвати свої подорожні листи в журналі реєстрації подорожніх листів (п. 1 ст. 1, п. 1 ст. 6 Федерального закону від 08.11.2007 № 259-ФЗ, п . 17 Наказу Мінтрансу від 18.09.2008 № 152). Цей журнал обліку руху подорожніх листів іноді також називають реєстром подорожніх листів.

Реєстр шляхових листів: бланк ()

- первинний документ для облік руху легкового автотранспорту організації, заповнюється кожним водієм на поточний робочий день. Правильне оформлення даного документа дуже важливо, тому до його заповнення варто поставитися з максимальною відповідальністю. Ви можете завантажити інші бланки звітності транспортного засобу: шляховий лист руху вантажного автомобіля ( форма 4) -, шляховий лист руху автобуса ( форма 6) – .

Подорожній лист несе в собі кілька функцій:

• Відстежується маршрут працівника.
• Проводиться розрахунок зарплати водія.
• Списуються витрати на паливно-мастильні матеріали (ПММ) і обслуговування транспортного засобу.

Підставою для списання паливно-мастильних матеріалів є складений водієм шляховий лист, в якому вказується витрата пального. Для того, щоб зробити списання ПММ, необхідно оформити акт на списання і прикласти до нього заповнений дорожній лист.

Подорожній лист легкового автомобіля (форма 3)

Лицьова сторона бланка містить відомості про компанії, яка є власником автомобіля, про самому транспортному засобі легкового типу і його водія. Перед тим, як почати робочу зміну, в шляховий лист слід внести час виїзду і місце, звідки подавався транспорт. Перш ніж передати автомобіль водієві, механік організації повинен оглянути і перевірити транспортний засіб на наявність несправностей.

У документ колійного слідства вносяться відомості про показання спідометра на початку зміни, а також дані про рух пального (скільки палива було на початок дня, скільки було видано за заправного листу, яка кількість залишилося в кінці робочої зміни і фактична кількість витраченого палива відповідно до встановлених нормам). Наявність цих даних дозволяє проаналізувати витрату пального і зрозуміти, відбувається економія палива або його перевитрата. Підставою для встановлення норм витрат палива є наказ на списання паливно-мастильних матеріалів.

Коли водій повертає транспортний засіб в автопарк, внизу лицьовій частині документа (форма 3) проставляються показання спідометра і часу. Далі водій здає машину механіку компанії.

Час виїзду з автопарку і повернення авто назад, обов'язково мають бути підтверджені підписами механіка і водія.

На зворотному боці документа колійного слідства (форма 3) вказується детальний маршрут: водій пише, куди він їздив протягом робочого дня, фіксує час приїзду і від'їзду, а також відстань в кілометрах.

Співробітник бухгалтерії, отримавши заповнений дорожній лист за формою 3, правильно розрахує списання ПММ і нараховує

Для того щоб використовувати автомобілі, що знаходяться у власності або розпорядженні компанії, її водієві під час поїздки треба при собі мати шляховий лист автомобіля. Він не тільки входить до складу обов'язкових бланків, які при перевірці запитують дорожніми інспекторами, але є первинною формою з обліку роботи автомобіля і підставою для розрахунку зарплати водієві і списання палива.

Подорожній лист легкового автомобіля заповнюється диспетчером або, при його відсутності, бухгалтером. Цей документ потрібно оформляти щодня, особливо в автотранспортних підприємствах. Якщо робочий день в компанії складається з декількох змін, то бажано заповнення подорожніх листів виробляти на кожного водія (зміну).

На невеликих підприємствах, на яких в розпорядженні фірми знаходиться тільки службовий транспорт (наприклад, автомобіль керівника), допускається виписка цього бланка на кілька днів. Також один документ може бути оформлений на тривалий період, якщо автомобіль використовується при відрядженні.

В даний час форма подорожнього листа може бути розроблена підприємством самостійно з урахуванням особливостей його діяльності. Проте він повинен містити обов'язкові реквізити, передбачені для бухгалтерських бланків. В основному використовується типова міжгалузева форма №3, затверджена Держкомстатом.

Виписаний документ заноситься в журнал реєстрації шляхових листів, згідно з яким йому присвоюється черговий номер. Після цього він видається на руки водієві.

При виїзді з гаража в дорожньому листі обов'язково повинен розписатися механік, який перевіряє справність машини, показання спідометра і залишок в баку палива.

Виконуючи службові обов'язки, шофер на другій стороні подорожнього листа відображає місця, які він відвідує, записуючи інформацію про час і пройдених кілометрах.

При заїзді в гараж, машину оглядає технічний фахівець, перевіряє її справність, фіксує показання спідометра і літраж в баку в відповідних графах, а після цього візує шляховий лист.

Працівник здає даний документ в диспетчерську, де фахівець прораховує його і відображає в журналі реєстрації.

Зразок заповнення подорожнього листа легкового автомобіля

Розглянемо докладніше, як заповнювати дорожній лист.

Заповнення лицьового боку

Вгорі проставляється штамп компанії, нижче проставляються номер (при необхідності серія) і дата документа.

У наступній графі треба вказати назву компанії, її адреса і телефон. Тут же відбивається код реєстрації фірми в органах статистики ().

Після цього диспетчер заповнює марку автомобіля, його державний номер, інвентарний гаражний ідентифікатор.

У відповідному рядку записується П.І.Б. водія, табельний номер, реквізити посвідчення водія, якщо є - клас.

Наступний розділ подорожнього листа заповнюється, якщо підприємство є спеціалізованим, наприклад, таксі. Для таких фірм, необхідно буде укласти ліцензійних карток, їх реквізити потрібно вписувати сюди.

Диспетчер визначає завдання водієві, і вказує точну адресу подачі автомобіля. Після цього фахівець візує документ і передає його шоферу.

Для механіка передбачений спеціальний розділ в документі, де він зазначає справність автомобіля і показання спідометра, залишок в баку, і візує його із зазначенням своїх П.І.Б. Водій також розписується нижче в отриманні машини з розшифровкою своїх особистих даних.

Працівник під час заправки відображає кількість заправленого палива, його марку. Поруч з літражем може розписуватися в підтвердження співробітник станції.

Диспетчер показує фактичну дату і час повернення в гараж, при необхідності роблячи відмітку про простоях, запізнення і т.д.

При поверненні водій здає машину механіку, який перевіряє її стан, зазначає залишок в баку на кінець робочого дня і лічильник пробігу. Підтверджуючи одержання автомобіля, технічний фахівець ставить свій підпис, а здає її шофер - свою.

Заповнення зворотного боку

На зворотному боці документа водій власноруч заповнює інформацію про процес виконання свого службового завдання, вказуючи місця виїзду і призначення з розшифровкою періоду часу і пройденого кілометражу. При роботі з третіми особами, вони можуть розписуватися у виконанні шофером завдання навпаки його записів.

У нижній частині документа диспетчер розраховує загальну кількість відпрацьованих за день годин і кілометраж по спідометру. Залежно від застосовуваної системи оплати праці вона визначає зарплату працівнику і передає шляховий лист після фіксації в журналі реєстрації в бухгалтерію. Правильність розрахунків рахунковий працівник підтверджує своїм підписом.

Подорожній лист зразок заповнення можна подивитися нижче.

нюанси

Правильність оформлення даного документа дуже важлива, для включення витрат на паливо в витрати для цілей оподаткування. Саме він є основним документом, який запитують інспектори під час перевірки.

Для багатьох підприємств на дорожньому листі обов'язкове відмітка про проходження передрейсового та післярейсового медоглядів.

Подорожні листи для вантажних автомобілів - це форма первинки, яку зобов'язані вести установи, які експлуатують вантажні авто. Розберемося в особливостях складання та обліку подорожніх листів для вантажного автотранспорту і розповімо, як заповнювати діючі форми бланків.

Всі російські компанії і приватні підприємці, які експлуатують транспортні засоби, зобов'язані вести подорожні листи. Вантажний транспорт не виняток. «Путівка» - документ, що підтверджує зроблені витрати на експлуатацію та утримання автомобіля, витрата пального. Заповнений бланк є підставою для нарахування заробітної плати водієві.

Для кожного типу транспортного засобу розроблені і затверджені індивідуальні бланки уніфікованої форми (Постанова Держкомстату від 28.11.1997 № 78). Згідно із законом № 402-ФЗ від 06.12.2011, застосовувати затверджені форми не обов'язково, організація має право самостійно розробити і затвердити бланк з урахуванням особливої \u200b\u200bспецифіки діяльності підприємства. На практиці переважна більшість установ та ВП користуються уніфікованими формами.

Для вантажівок діють дві форми путівки, затверджені Держкомстатом: № 4-С (ОКУД 0345004) та № 4-П (ОКУД 0345005). Подорожні листи вантажного автомобіля (бланк 2019) форми №4-С використовуються організаціями, в яких нарахування заробітної плати водіям проводиться відрядно, а форма 4-П - для погодинної оплати. Не виключено застосування обох бланків в одній установі. Актуальні бланки:

• скачати безкоштовно бланк подорожнього листа вантажного автомобіля 2019 word;
• скачати безкоштовно бланк подорожнього листа вантажного автомобіля 2019 excel;
• скачати безкоштовно зразок подорожнього листа вантажного автомобіля 2019.

Ще пропонуємо скачати бланк подорожнього листа для вантажного автомобіля за формами 4-П і 4-С.

Форма № 4-П

Форма № 4-С

Нові правила заповнення

З 01.03.2019 вступили в силу зміни в для всіх видів транспорту. Мінтранс Росії ввів нововведення Наказом № 467 від 21.12.2018 в основний регламент про путівки - Наказ від 18.09.2008 № 152.

Раніше законодавці закріпили перелік обов'язкових реквізитів, без яких документ можуть визнати недійсним. До того ж відповідними розпорядженнями скасовано обов'язкове проставлення гербової або круглої печатки фірми на путівці, якщо в статуті бюджетної організації не передбачено використання печатки.

Якщо в документі не будуть прописані всі обов'язкові реквізити, то співробітники ГИБДД має право оштрафувати власника авто і водія. Податківці також не приймуть документ в якості підтвердження витрат, перерахують податкову базу і випишуть штраф.

Інформація, обов'язкова до заповнення в бланку путівки вантажного автомобіля 2019 року:

1. Назва та номер документа, дата формування (виписки). Слід строго дотримуватися хронологічний порядок при нумерації путівок.
2. Період дії документа, тобто термін, на який він виписаний, але не більше одного рейсу або робочої зміни.

З 01.03.2019 термін дії путівки змінений. Раніше документ виписували на термін до 1 місяця включно. Тепер же путівку виписуйте тільки на один рейс, незалежно від того, скільки днів триває цей рейс. Або на одну робочу зміну, незалежно від кількості скоєних рейсів за робочий період.

1. Повні реквізити власника транспортного засобу, включаючи свідоцтво про Державну (ІН - для приватників).
2. Дані водія авто: П.І.Б. і номер чинного водійського посвідчення.
3. Інформація про транспорт: держномер, марка.
4. Дані одометра перед виїздом і по поверненню в гараж.

З 01.03.2019 завіряти показання одометра печаткою або штампом не потрібно. Досить підписи відповідального працівника.

1. Точна дата і час початку рейсу і повернення в гараж.
2. Підпис, П.І.Б. і посаду відповідального працівника, який зняв і записав показання одометра, дату і час.
3. Дата і час медичного огляду водія перед виїздом і по поверненню.
4. Підпис і П.І.Б. медичного працівника, який провів огляд. При наявності проставляється штамп, але він став необов'язковим з 01.03.2019. Досить тільки підписи медпрацівника.
5. Інформація про проходження технічного огляду перед виїздом в рейс в форматі ДД / ММ / РРРР, а також годинник і хвилини.

Такий огляд став необов'язковим для легкового транспорту, що експлуатується для власних потреб компанії. Відмітка про передрейсовий, передзмінного і післярейсового контролі необов'язкова. А ось для комерційних перевізників і підприємств, що експлуатують автобуси і вантажівки в своїх цілях, - обов'язкова.

1. Підпис і П.І.Б. відповідального за техогляд автомобіля (механік, контролер, майстер).

Складається документ завжди в єдиному екземплярі. Заповнений бланк запевняє керівник, ставиться кругла печатка (при наявності). Готову путівку передають водієві. Після закінчення рейсу (виконання завдання) водій передає документ відповідальній особі бюджетної організації під підпис. Виписувати новий лист годі було, поки водій не відзвітує за попереднім.

Нижче ви знайдете готовий зразок заповнення подорожнього листа вантажного автомобіля 2019.

Особливості обліку і зберігання документації

Враховувати путівки слід в. Форму бланка можна розробити самостійно і затвердити в обліковій політиці. Або використовувати уніфіковану документацію за формою № 8 (ОКУД 0345008), затверджену Постановою Держкомстату від 28.11.1997 № 78.

Порядок заповнення журналу обліку путівок заснований на хронологічній реєстрації всіх виписаних бланків в організації. Окремим наказом закріпіть відповідального за складання журналу. Якщо в бюджетній організації використовується власна форма журналу, то слід затвердити і порядок його заповнення. Відповідальна особа слід ознайомити з даним порядком під підпис.

Зберігайте путівки і реєстраційні журнали не менше 5 років - такі вимоги прописані в Наказі Мінтрансу Росії від 18.09.2008 № 152. За відсутність документації податківці можуть оштрафувати на 200 рублів за кожен документ.

Зразок заповнення подорожнього листа легкового автомобіля (форма 3)

Назва документу: Зразок подорожнього листа легкового автомобіля (форма 3)
формат: .doc
Розмір: 54 кб

Подорожній лист необхідний для ведення звітності роботи водія і його машини. Заповнений шляховий лист легкового автомобіля є основним документом, за яким вираховується кількість робочих годин. Бланк має №3 і є первинним бланком державного зразка.

Кожна транспортна компанія повинна вести цю документацію і зберігати її не менше 5 років в архівах підприємства. Його форма затверджена державним органом і використовується у всіх транспортних компаніях, які здійснюють перевезення. На нашому сайті ви можете вивчити зразок заповнення подорожнього листа легкового автомобіля.

Для чого потрібен документ?

Бланк має спеціальну форму і затверджений державою. Цей бланк оформляється за спеціальними правилами і в разі їх порушень може бути визнаний недійсним. Бланки мають свою структуру і обов'язкові поля в залежності від транспортного засобу і його завдань.

Якщо ваша компанія займається перевезеннями, то вам доведеться вести облік подорожніх листів, які видаються щодня або на кілька днів, але не більше 1 календарного місяця. Папери обов'язково реєструються в журналі, який має форму №8. Їх заповненням і контролем займається диспетчер. Він і заносить необхідні дані в журнал обліку. Важливими відомостями є: дата видачі, а також номер документа. Подивитися зразок подорожнього листа вантажного автомобіля можна безкоштовно на нашому сайті.

Дані, які обов'язково вказуються:

• Точна назва документа;
• Номер регістрації;
• Відомості про власника машини;
• Інформація про водія;
• Заповнення реквізиту відбувається тільки в тому випадку, якщо власник і водій є різними людьми;
• Детальна інформація про транспортний засіб: технічний стан, проведення останнього ремонту, залишок і витрата палива, відомості про пробіг;
• Точна інформація про маршрут прямування та його кілометраж.

Його заповнює диспетчер в єдиному екземплярі. Документ підписується і віддається водієві. Після закінчення робочого дня водій повертає бланк диспетчеру. Знайти зразок подорожнього листа ви можете на нашому порталі.

Чи можна не заповнювати дорожній лист?

У законі ст. 6 п. 2 йдеться, що здійснювати пасажирські перевезення або транспортування вантажів без оформлення паперу заборонено. Це обов'язковий документ, який свідчить не тільки про роботу водія, але і про стан транспортного засобу. Бланк заповнюється, як для легкових, так і для вантажних автомобілів. Просто в них є деякі відмінності в полях введення даних.

Якщо компанія не займається перевезеннями, а просто використовує транспортні засоби для пересування, то такі бланки необхідні для контролю палива, відомостей про технічний стан транспортного засобу. Якщо ви їздите на особистому автомобілі по робочих справах і хочете отримати компенсацію палива і амортизації, то вам також необхідно заповнювати документ. Завантажити і вивчити зразок заповнення форми 3 можна на нашому сайті.