Акт звіряння послуг зразок заповнення. Основні особливості акта звірки взаємних розрахунків. Порядок заповнення акта взаємних розрахунків

Чіткий контроль, ведення точного обліку та здійснення жорсткого контролю за веденням господарської діяльності є основою плідної та спокійної роботи підприємства (індивідуального підприємця), а також відсутності розбіжностей з контрагентами.

Для досягнення цих цілей і використовується акт звіряння.

Акт звірки як бухгалтерський документ

Акти звіряння є бухгалтерським документом, який відображає взаєморозрахунки за певний період між двома юридичними особами або індивідуальними підприємцями. На законодавчому рівні цей акт звіряння не регламентований, оскільки він є первинним документом.

Проте більшість бухгалтерів вважають за краще мати у своєму арсеналі підписаний акт. З його допомогою можна вирішувати спірні питання, що виникають між контрагентами, а також захищати інтереси конкретного підприємства (індивідуального підприємця), у тому числі у судовому порядку.

Для того, щоб такий документ мав форму та зміст реального доказу, при його складанні слід враховувати деякі норми чинного законодавства, а також встановлену судову практику.

Цей бухгалтерський документ винятково важливу роль відіграє у разі виникнення таких ситуацій:

за наявності широкого асортименту, який пропонується одним продавцем;
у разі наданняз боку продавця відстрочки з платежу;
за високої вартостіна пропонований спектр товарів чи послуг;
у разі наявності взаєминміж контрагентами на регулярній основі;
для спрощення обліку та контролю на підприємстві(в індивідуального підприємця) за наявності в останньої великої кількості укладених договорів або інших угод.

У зв'язку з тим, що у чинному законодавстві відсутня закріплена форма акта звірки, підприємствам дозволяється на власний розсуд розробляти зразок документа.

Більше того, на цьому наполягає Міністерство Фінансів у листі №07-05-04/2, підписаного 18.02.2005 р.

Але при цьому, виходячи із системного аналізу чинних нормативно-правових актів, є два основні вимоги, які обов'язково мають бути виконані при формуванні актів звірок взаємних розрахунків:

цей документ має бути складений у двох автентичних примірниках, по одному для кожної сторони, яка його підписує;
з боку підприємства має право підписувати лише директор або головний бухгалтер та їх підписи мають бути скріплені печаткою.

Як стало відомо, бланк акта звірки взаємних розрахунків можна розробляти самостійно. Проте практика підказує, що складаючи акт, слід включати в нього ті дані, які повинні бути притаманні всім первинним документам.

Виходячи з цього, акт звіряння взаємних розрахунків повинен мати:

вихідний номер;
дата підписання;
період, протягом якого проводиться звіряння;
найменування контрагентів;
вказівку ПІБ посадової особи, яка підписує акт;
таблиця, в якій вказуються дані щодо дебету та кредиту, інформація про поставки, проведені розрахунки та наявну заборгованість;
сальдо початку періоду, протягом якого складається акт, і навіть наприкінці періоду;
дані щодо загального обороту;
дубльована таблиця без даних для надання контрагенту, за наявності розбіжностей, вказати свої дані.

Підписаний акт звірки свідчить, що сторони підтвердили наявність з-поміж них взаємовідносин, і навіть вказали точні дані щодо реального стану взаєморозрахунків.

Крім того, він свідчить, за наявності таких боргових зобов'язань, а також відсутність повного розрахунку. Саме ці дані виступають аргументом на користь тієї чи іншої особи при зверненні до суду, щоб уникнути процесу доказування.

Підписаний акт звірки є вагомим доказом у період судового позову. Крім того, під час досудового врегулювання спору цей документ вказує на факт визнання стороною боргових зобов'язань.

З усього вищевикладеного можна дійти невтішного висновку у тому, що обов'язок ведення акта звірки взаємних розрахунків на підприємствах і в індивідуальних підприємців відсутня.

Проте, завдяки даними, які у них, можна уникнути помилок в обліку, вести повний контроль господарську діяльність і уникнути суперечок між підприємствами (індивідуальними підприємцями), що свідчить практика, встановлена федеральними арбітражними судами.

Для звіряння взаєморозрахунків юридичні особи та індивідуальні підприємці часто становлять відповідний акт. Єдиного зразка та обов'язків використовувати саме цей документ законодавство не передбачає, тому кожна компанія може розробити власний бланк. Готовий приклад та інструкція щодо заповнення представлені у статті.

Фіксування витратних операцій кожної компанії провадиться в обов'язковому порядку. Для цього складаються платіжні документи, квитанції, рахунки-фактури, доручення та інші папери. Однак на практиці виникає необхідність порівняння взаєморозрахунків між двома та більш контрагентами, для чого і складається акт звірки.

Як правило, його підписують юридичні особи та індивідуальні підприємці. Найменування сторін аналогічні тим, що зазначаються у відповідних договорах:

"Замовник";
"Виконавець".

Документ відбиває всі види операцій між компаніями (або окремі розрахунки, вибірково) за конкретний період – місяць, квартал, рік (звітний період визначається за погодженням). Відповідальними за оформлення є працівники бухгалтерії. Вони виробляють:

складання акта;
звірку з тими даними, що прийшли від контрагента.

Документ може складатися як додаток до договору, так і як окремий документ. І у зв'язку з цим можна умовно виділити 2 різновиди:

Додаток до основної угоди – наприклад, договору поставки. У цьому випадку документ є невід'ємною частиною цього договору і не має юридичної сили сам по собі, за відсутності основної угоди. Як правило, в них фіксується інформація про всі операції, що пройшли в рамках даного договору.
Самостійний документ, який використовується поза прив'язкою до конкретного договору. У ньому поєднуються взаємні фінансові розрахунки за конкретний період (або за окремими групами товарів та послуг).

У договорі поставки слід додатково прописати умови звіряння взаєморозрахунків, строки та порядок підписання акта. В іншому випадку несумлінний контрагент може ухилитися від підписання паперу.

Бланк та зразок документа

Як правило, він є зведеною таблицею з описом кожного виду операції (послуги, роботи), її сумою. У документі обов'язково відображають реквізити та назви обох сторін, фіксують наявність/відсутність заборгованості замовника перед виконавцем на конкретну дату.

Бланк та зразок акта звіряння взаєморозрахунків представлені нижче.

Кількість примірників визначається кількістю сторін, тому мінімально складається 2 оригінальні документи, що мають однакову юридичну силу.

Інструкція зі складання

Для початку необхідно звернути увагу на кілька рекомендацій:

У документі обов'язково вказують звітний період, за який провадиться звірка.
Завжди слід зазначити дату його складання. Вона необов'язково має бути пов'язана із звітним періодом. Наприклад, акт складено 29 січня 2018 року, тоді як звітний період – з 1 січня 2017 року по 31 грудня 2017 року.
Сторони вказують не лише види операцій (послуг), а й документи, на основі яких було здійснено їх облік (наприклад, рахунок-фактури).
Зазвичай, вказують як підсумкову суму, а й початковий баланс (сальдо).
Наприкінці сторінки представники сторін ставлять свої підписи. Зазвичай, право підписання має головний бухгалтер. Також він може бути підписаний і керівниками – це особливо важливо у випадках, коли між партнерами є розбіжності щодо розрахункових операцій.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. У деяких випадках компанія не використовує звичайний друк у вигляді синього відбитка. Тоді представнику достатньо поставити власний підпис, розшифрувати його (прізвище, ініціали) та вказати посаду.

Таким чином, складання акта дозволяє спростити процедуру звіряння взаєморозрахунків та підтвердити факт відсутності претензій між замовником та виконавцем. Документ зазвичай складається у друкованому вигляді, помарки та виправлення у ньому не допускаються.

Упорядкування акта звірки взаєморозрахунків між організаціями дозволяє документально підтвердити достовірність бухгалтерських відомостей. При виявленні помилкових даних сума дебіторської чи кредиторської заборгованості однієї компанії перед іншою може бути перерахована.

Незважаючи на те, що акт звірки не відноситься до документів, обов'язкових для заповнення, юридичні особи використовують у бухгалтерському обліку таку документацію обов'язково. Те саме стосується взаємин між ІП та ТОВ, між двома підприємцями. Крім того, акт звіряння дозволяє провести інвентаризацію розрахунків та вивести достовірні суми кредиторської та дебіторської заборгованостей.

Як оформляється акт звірки, що робити, якщо в актах є розбіжності, і як підписується документ – у статті.

Увага! Завантажити бланк безкоштовно можна наприкінці статті.

Акти звірки взаєморозрахунків складаються за фактом операцій між компаніями, що відбулися: продажем і купівлею товарів і послуг, фактичним перерахуванням за це коштів.

Звірка розрахунків проводиться щонайменше раз на рік для інвентаризації перед складанням річної бухгалтерської звітності. За фактом організація самостійно визначає періодичність такої операції. У великих компаніях за звіркою розрахункових операцій закріплюється окремий бухгалтер, той самий співробітник складає і відправляє контрагентам форму акта.

Папір по звірці розрахунків оформляється у вільній формі, тому що на законодавчому рівні єдиного зразка не встановлено. Найчастіше компанії використовують шаблони із програм типу 1С.

Стандартно зразок складається із трьох частин:

шапка (назва документа, інформація про контрагенти, за який період складено або в рамках якого договору велися розрахунки);
основний розділ. Найчастіше складається у вигляді двох таблиць: інформація про розрахунки компаній на користь один одного за бухгалтерськими даними кожної з них (початкові та кінцеві сальдо, проведені бухгалтерією розрахунки та поставки, результат заборгованостей або нульовий залишок за актом звірки);
посвідчення наявності заборгованості, визначення, на чию користь встановлено заборгованість.

Основна інформація надається у вигляді двох таблиць. Наприкінці папір підписується сторонами.

Акт складається компанією-виконавцем та передається іншій компанії поштою. Друга таблиця заповнюється контрагентом. Можна заповнити відразу дві таблиці, якщо контрагент погоджується з інформацією – він підписує акт. Якщо відомості у його бухобліку не сходяться – складається свій варіант документа чи акт розбіжностей.

Щоб правильно скласти акт не потрібні специфічні знання, така документація автоматично друкується з програм. Також папір можна скласти вручну, виходячи з даних з бухгалтерського обліку, що фактично склалися.

Оплата за актом звірки

Якщо за фактом перевірки та складання актів виявляється заборгованість, то при підписанні другою компанією засвідчується її визнання та необхідність оплати. За фактом, для цього не потрібно виписувати рахунки для оплати, адже операція фактично відбулася. Однак багато вимагають складання рахунків на підставі виявленої заборгованості. Помилки тут не буде, можна виписати платіжний документ, а у призначенні платежу написати «Погашення заборгованості за актом звірки з постачальником (підрядником) тощо».

Довіреність на право підпису актів звірки

Акт звіряння підписується керівниками сторін чи особами, які мають на це право. Як правило, у компаніях встановлюється наказ на право підпису фінансових та інших документів. У різних угодах прописується, що з боку організації виступає співробітник, який представляє інтереси доручення.

Акт звірки за договором позики

Акт звіряння заборгованості за договором позики має таку форму, як і стандартний шаблон при звірці постачальників і підрядників. Періодичність звірок встановлюється за домовленістю між двома сторонами, а також розрахунки звіряються при інвентаризації.

Після звірки за позикою в папері прописується сума заборгованості, що залишилася перед кредитором. Документ підписується обома сторонами, якщо сума позикового боргу (або його відсутність) збігається.

Як оформити та підписати акт звірки з розбіжностями

Акт звіряння з розбіжностями оформляється у разі, якщо друга сторона не згодна з інформацією з акту звірки. Приклад цього – наявність помилок (навмисних чи ні).

Акт із розбіжностями (або протокол розбіжностей) оформляється у вільній формі або за раніше встановленим в організації зразком. При цьому оформити папір можна і в друкованому, і паперовому варіанті. Важливо відобразити ключові моменти документа та підписати його.

Як оформити акт із розбіжностями:

Написати в шапці назву та номер документа, вказати дату складання, дати відомості про початковий акт звірок, за яким є заперечення.
Вказати відомості про сторони (назва компаній, уповноважені особи).
Вказати пункти, з якими не погоджується компанія. Можна оформити основну частину як таблиці.

На прикладі організації ТОВ «Місячне світло»:

До акту дозволяється прикладати договори, рахунки та інші документи, що доводять факти розбіжностей.

Акт розбіжностей до акту звірки – це той самий протокол розбіжностей. Складається такий документ аналогічно. Якщо в компанії встановлено шаблон паперу – документ про розбіжності акта звірки оформляється в установленому порядку. В інших випадках документація складається у вільній формі із зазначенням:

інформації про початковий акт звірки;
відомості про контрагенти;
ключової інформації про знайдені розбіжності у сумах та інші відомості;
підписів керівника та бухгалтера.

Такий акт зобов'язаний заповнити (якщо є розбіжності) бухгалтер за розрахунками, за яким закріплено цю ділянку роботи.

Як правильно підписати акт звіряння з розбіжностями

Якщо в отриманому акті звірки розрахунків виявлено деякі розбіжності, можна зробити так:

заповнити праву частину за даними бухгалтерського обліку;
нижче вказати розбіжності або відразу скласти протокол розбіжностей;
вказати кінцеве і початкове сальдо в аналізованому періоді, підсумки розрахунків, для кого існує заборгованість;
підписати такий акт.

Можна також за текстом вказати розбіжності (бракує будь-яких документів, охоплений той період, або враховані всі договори).

Окремо можна скласти протокол розбіжностей.

Також бухгалтер:

може поставити підпис, якщо розбіжності незначні;
або навпаки – не підписувати взагалі, а одразу скласти протокол розбіжностей.

У будь-якому випадку, необхідно зв'язуватися з бухгалтером другої фірми, виявити неточності та помилки, при необхідності – обмінятися відсутніми документами. Далі, коли все буде вирішено, складається вірний акт звірки (неважливо, яка зі сторін) і передається на підпис.

Чи потрібна печатка на акті звірки

Заповнення акта вимагає постановки печаток від кожної сторони, але через те, що з 2016 року такий атрибут не є обов'язковим у діяльності компаній, на акті печаток може не бути.

Однак при розгляді справ у суді юридично значущою буде документація з підписами та печатками. Тому за її наявності в організації краще ставити печатку на підписаних актах.

Супровідний лист до акта звіряння взаєморозрахунків

При надсиланні акта звірки взаємних розрахунків часто організації прикладають супровідний лист. У ньому перераховують направлені документи, зазначають прохання підписати акти та повернути їх на адресу відправника. Крім іншого, супровідна записка встановлює можливі способи врегулювання конфліктів.

Наявності уніфікованої форми супровідного листа не передбачено, однак цей документ, як і інші, підпорядковується правилам ділового листування. Тому супровідний лист не є майданчиком для винаходу власних формулювань. При регулярному обміні актами взаєморозрахунків необхідність у листі такого роду зовсім відпадає.

Увага! Зразок заповнення супровідного листа наведено наприкінці статті.

Лист про повернення коштів (погашення заборгованості) за актом звірки

Внаслідок виявлення постачальником дебіторської заборгованості оформляється лист повернення грошей за актом звірки взаєморозрахунків. За допомогою цього документа постачальник вказує своєму контрагенту на наявність заборгованості та просить її оплатити. Лист про погашення заборгованості дозволяє дозволити боргові зобов'язання, що виникли між контрагентами в досудовому порядку, що надає можливість налагодити ефективну і довгострокову співпрацю.

Лист про заборгованість складається на фірмовому бланку організації із зазначенням повної адреси, банківських реквізитів та точної суми боргу. На підставі листа необхідно поставити номер акта звірки та дату його укладання. Після надсилання документації від постачальника потрібно лише очікувати на дії з боку свого ділового партнера. Відмова від сплати боргу згідно з актом звірки є підставою для судового позову.

Лист про надання акта звірки

У ході ведення бізнесу між постачальниками та покупцями неминуче утворюються боргові зобов'язання. Постійне відстеження наявності заборгованості забезпечує продуктивну роботу підприємства та дотримання норм цивільного законодавства. Для цього підприємство складає запит на акт звірки з контрагентом, яким даний акт відсутній. Лист про направлення акта звірки складається згідно з правилами діловодства та підписується керівником, або особою, яка замінює його за наказом.

Заява на акт звірки з податковою

У разі проведення звірки з інспекцією Федеральної податкової служби (ІФНС) також потрібно надання запиту щодо направлення акта звірки. За відповідністю змісту акта звіряння бухгалтерськими даними підприємства податковий орган зобов'язаний вислати акт протягом 10 днів. Найчастіше акт звірки з ІФНС організація отримує протягом доби комунікаційними каналами зв'язку. Якщо є розбіжності по податках зборів, пені та штрафи, то акт звіряння оформляється протягом 15 робочих днів з позначкою «Погоджено з розбіжностями».

Акт звірки взаєморозрахунків Казахстан

Відповідно до законодавства Республіки Казахстан акт звіряння взаєморозрахунків між контрагентами не визнається первинним документом. Відповідно єдиного зразка документа не передбачено, і організація може самостійно вирішувати, як заповнювати папери звіряння розрахунків.

У разі відсутності заборгованостей між організаціями акт звіряння взаємних розрахунків має символічний характер. У разі зазвичай обходяться підписами лише основних бухгалтерів обох організацій. Однак за наявності майнових спорів такий акт не буде прийнятий як доказ у суді.

Незважаючи на те, що законодавством РК не встановлено обов'язкового застосування актів звіряння взаєморозрахунків, такі папери постійно використовуються у ділових відносинах між підрядниками та покупцями.

Акт звіряння взаєморозрахунків РБ

Відповідно до законодавства Республіки Білорусь у акт звірки розрахунків у РБ складається за необхідності. В обов'язковому порядку цей акт формується лише під час проведення інвентаризації розрахунків із партнерами. Проте законом не визначено ні форми документів, які мають оформлюватись сторонами під час інвентаризації, ні технологія її проведення.

Насправді нерідко боржник відмовляється проводити звірку розрахунків. Слід зазначити, що у цій ситуації власник дебіторську заборгованість не захищений законодавчо належному рівні. Так, звіряння розрахунків з ініціативи одного з контрагентів не є обов'язком для іншого, не встановлено термінів проведення звіряння розрахунків та надання документів щодо неї.

Як роздрукувати акт звірки в 1с

Існує безліч програм, що дозволяють заповнити акт звіряння взаєморозрахунків. Найбільш поширеними є програмні комплекси 1С. Перш ніж роздрукувати акт звіряння у цій програмі, його необхідно заповнити. Алгоритм заповнення стандартний для будь-якої типової конфігурації 1С, як для 1С.Бухгалтерія, так і для 1С.Роздріб.

При натисканні кнопки Створити виводиться форма нового документа, в якій необхідно заповнити основні реквізити.
Після заповнення полів інформацією слід перейти безпосередньо до заповнення даних про взаєморозрахунки.
Як тільки документ заповнено, він записується за допомогою кнопки Записати. У такому вигляді сформований документ надсилається на друк.
Після погодження акта звіряння та підписання його контрагентом слід встановити прапор «Звірка узгоджено», який заборонить редагування документа.

Акт звіряння дозволяє провести інвентаризацію розрахунків, звіритися з даними ділових партнерів, засвідчити наявність дебіторської та кредиторської заборгованостей.

Акт звірки взаємних розрахунків- Один із первинних документів бухгалтерського обліку.

Суть такого документа полягає в тому, щоб на певний момент зафіксувати стан взаємних розрахунків між двома контрагентами.

Так, акт звірки може бути підписаний між покупцем та постачальником, платником та Пенсійним Фондом, між двома підприємствами одного холдингу та навіть між двома структурними підрозділами одного підприємства.
До причин підписання акта звірки можна віднести:

довгострокове співробітництво між двома контрагентами;
можливість відстрочення оплати за товар;
коли підприємство працює із широким асортиментом товарів;
коли товари мають дуже високу вартість;
інвентаризація стану взаєморозрахунків із контрагентами;
потреба у підтвердженні дебіторської чи кредиторської заборгованості перед контролюючими органами чи вищим керівництвом тощо.

Акт звіряння взаєморозрахунків може бути складений протягом місяця, квартал, рік і навіть за період роботи. Суворих вимог як до його оформлення, так і періодичності немає. Єдине, що необхідно дотримуватись при складанні цього документа — це поділ даних за договорами.

Наприклад, одна й та сама організація виступає для вас покупцем за одними товарами, а постачальником за іншими товарами, то акта звірки краще зробити два, за кредиторською заборгованістю (і відповідним договором поставки) окремо, за дебіторською — окремо.

Оформлення акта звіряння взаємних розрахунків

Законодавство не встановлює єдиних правил складання та оформлення акта звірки, проте є базові принципи, дотримуватися яких просто необхідно. Як і будь-який первинний документ, акт звірки має містити такі обов'язкові реквізити:

назва документа, а також дата його складання;
назва організації укладача та найменування контрагента, з яким підписується акт;
вказівка посадових осіб, уповноважених підписувати акти звірки їхнього прізвища та ініціали, а також підписи.

Сам акт звіряння зазвичай оформлюють як реєстру документів, упорядкованих за датою їх створення. Іноді замість документів вказують суть операції (продаж, купівля, оплата тощо).

Для того щоб акт звіряння був актуальним, краще складати його з початку співробітництва або з моменту підписання останнього акта звіряння. Окрім укладача на цьому документі обов'язково має підписатись директор підприємства.

Юридичну силу має оригінал акта звірки, підписаний директорами підприємств-контрагентів та засвідчений їх мокрими печатками.

Підписання акта звірки та його юридична сила

Пам'ятайте, що контрагент (особливо ваш боржник) може відмовитись підписати акт звірки взаємних розрахунків, і законодавчо вам не вдасться вплинути на його рішення. А тому варто прописати обов'язкове звірення взаємних розрахунків та періодичне підписання відповідних актів у договорі, із зазначенням строків та порядку проведення такого звіряння. Також варто передбачити відповідальність за відмову чи ухилення від звірки.

При вирішенні спорів судді неодноразово висловлювали думку про те, що акт звірки не є однозначним доказом існуючої заборгованості, однак він може стати гарним підкріпленням наявних первинних документів, які б підтверджували її наявність.

Також підписаний акт звіряння дозволяє «відсунути» строк позовної давності. Нова позовна давність відраховується від дати підписання акта, незалежно від дати здійснення спірної операції.